Secrétaire Assistant Médico-Social (H/F) en alternance, Seine-Saint-Denis (93)

Les missions du poste

DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE

Le CFA SACEF recherche pour le compte d'une entreprise partenaire, un(e) secrétaire administratif médical(e) en alternance

Le poste est à pourvoir, dans le cadre de notre formation Secrétaire assistant(e) médico-social (e) (titre certifié niveau IV).

LE POSTE ET LES MISSIONS

Le ou la futur(e) apprenti(e) se verra confier les missions suivantes :
- L'apprenti a une fonction support pour l'ensemble du pôle.
- Elle assiste l'ensembles des cadres (directrice, directrice adjointe, assistante de direction, cheffes de service, infirmière, assistante sociale, psychologues).
- Elle assure le secrétariat général des 5 différents services (IME, Sessad, UEEA).

ACTIVITES PRINCIPALES

Accueil et secrétariat
- Accueillir, informer et orienter les personnels, les usagers et les visiteurs de l'établissement
- Réceptionner, traiter et distribuer le courrier
- Poster les courriers et colis
- Gérer le standard téléphonique
- Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, attestations...)
- Gestion des rendez-vous (visites médicales du personnel, rendez-vous médicaux des usagers)

Achats de proximité et commandes
- Passer mensuellement les commandes de bureautique sur la base des demandes centralisées par les cheffes de service
- Réaliser les achats de matériel d'entretien et de matériel médical en fonction des besoins remontés par les services généraux et l'équipe médicale
- Passer les commandes hebdomadaires de repas pour les usagers de l'IME, les personnels du Sessad Saint Michel et de l'IME (logiciel Hestia)
- Effectuer des achats de proximité pour des besoins complémentaires (serrurerie, épicerie, boulangerie...)
- Passer les commandes de repas pour les formations, réunions et sorties exceptionnelles

Systèmes d'information, téléphonie, gestion des accès, outils métiers
- Seconder la responsable administrative en matière de téléphonie (mise à jour des fichiers, regroupement de lignes...) et d'informatique (étiquetage du matériel, transmission des besoins des équipes...)
- Paramétrer les badges d'accès à l'établissement (logiciel SALTO)
- Mise à jour des données sur les logiciels internes

Comptabilité
- Centraliser et envoyer les pièces comptables au pôle de service régional (PSR) après validation de la responsable administrative et signature du directeur
- Contacter les fournisseurs si besoin

Faciliter la coordination au sein des professionnels
- Organisation des COPIL (réservation de salle...)
- Installer et ranger le matériel nécessaire aux formations / réunions
- Gérer les repas (commandes, distribution)
- Réalisation des trombinoscopes des équipes
- Mettre à jour l'affichage au sein des différents établissements (signalétique, réglementation...)

Gestion des dossiers administratifs des enfants suivis
- Actualiser et suivi des documents annuels
- Suivi des courriers familles
- Seconder l'infirmière sur l'administratif : numérisation des documents médicaux, saisie des vaccinations dans le logiciel easysuit.

Autres activités si appétences
- Ateliers d'apprentissages fonctionnels avec les enfants (courrier, ordinateur, classement