GESTION DE L'ÉTAT CIVIL
- Contrôle des dossiers d'Etat-civil établi par les conseillers citoyens et suivi des rectifications d'actes.
- Accompagnement des agents et référents sur les dossiers sensibles ou présentant une difficulté particulière.
- Interface avec le parquet dans la gestion des dossiers
- Soutien administratif de l'élu en charge de l'Etat-Civil lors des auditions de mariage (instruction du dossier et présence à l'audition)
- Intervention directe auprès du public en cabine en appui des agents polyvalents et en cas de conflit.
- Accompagnement de l'Officier d'Etat-Civil pour la célébration des mariages
GESTION DES CIMETIÈRES
- En collaboration étroite avec les conservateurs des cimetières, sous votre responsabilité, vous assurez la gestion des concessions de cimetière (classification, gestion, délivrance, procédure d'abandon, relances aux familles etc.), l'entretien des sites (travaux notamment) et l'accueil du public avec l'aide du RAF cimetières
VEILLE JURIDIQUE
- Suivi de l'application des textes réglementaires en matière d'état civil et de droit funéraire en vigueur et accompagnement des agents au changement en cas d'évolution réglementaire ou législative
MANAGEMENT
- Piloter, encadrer et coordonner les équipes état civil et conservateurs de cimetière.
- Favoriser la polyvalence et la formation des agents
- Assurer les entretiens d'évaluation des agents
- Veiller au bien-être des agents et à la meilleure cohésion d'équipe
GESTION ADMINISTRATIVE DU SERVICE
- Etablir le planning mensuel de l'ensemble des agents de la direction en collaboration avec le responsable Affaires Générales Elections
- Participation à l'élaboration du budget et suivi budgétaire
- Développer des outils de suivi d'activités et des bilans d'activités
- Développer l'e-administration
RÉGISSEUR
- Etablir tous les documents nécessaires au fonctionnement d'une régie et assurer une veille législative.
- Etablir les bulletins de recettes
- Gérer le compte DFT (Dépôt de fonds au Trésor) en lien avec la Trésorerie de Clichy
POLYVALENCE
- Intervention en appui sur l'ensemble des domaines d'activités de la direction
- Concevoir et rédiger des fiches de procédure dans le domaine d'activités et assurer leur mise à jour
- En lien avec la direction de la communication, rédiger les fiches pratiques administratives à destination du public
1. Compétences/Diplômes :
Maîtrise de la réglementation en matière d'état civil et de funéraire
Maîtrise des délivrances des documents liés à l'état civil
2. Savoirs faire :
Maitriser les fonctionnalités des outils informatiques (Synbird, Requiem, Mélodie ..)
Maitrise de l'environnement des collectivités
Grandes compétences managériales
Adapter et organiser l'activité et les actions à mener dans l'objectif de qualité d'accueil et de proximité avec l'usager,
Développer les dispositifs de conseil et d'information sur les prestations délivrées,
Restituer l'information à la hiérarchie,
3. Qualités relationnelles exigées :
Sens du service public et du contact aux usagers
Facilité d'adaptation aux amplitudes de travail (permanences, périodes électorales...)
Gestion des situations conflictuelles
Sens de l'initiative, réactivité et disponibilité
Capacités organisationnelle, rédactionnelle, d'analyse et de synthèse
Capacité d'adaptation
Neutralité et devoir de confidentialité,
Polyvalence,
Autonomie
4. Obligations réglementaires :
Connaissance de l'état civil et du funéraire
Sous la responsabilité du Directeur des affaires juridiques et de la citoyenneté vous êtes en charge du service de l'État civil et des cimetières
Vous participez pleinement à la modernisation et à l'amélioration de ce service aux usagers, véritable vitrine de la commune par le pilotage des projets impulsés par la direction et en lien avec vos équipes en faveur d'un service public de grande qualité.
Vous apportez votre expertise juridique dans le traitement des dossiers relevant de l'état civil (mariage, naissance, décès, livrets de famille etc.).
Vous êtes garant de l'application des textes réglementaires et de la veille juridique de votre périmètre d'activité.
Vous assurez l'intérim du Directeur en binôme avec le Responsable des Affaires Générales Élections durant ses absences