Activités du poste :
1. Secrétariat courant et accueil
- Accueil physique et téléphonique,
- Travaux bureautiques : préparation de convocation, courriers, BE, réponses aux candidatures, mailing, rédaction et mise en forme de contrats, conventions…
- Assistance apportée aux services du pôle dans leur gestion du plan de classement des dossiers (réseau)
- Secrétariat des commissions Solidarité (convocations, réservation de salles…),
- Organisation de réunions : préparation de salle, réservation, agenda, gros envois…
- Rédaction de comptes-rendus de réunions,
- Mise en forme de diaporamas & reprographie
- Suivi de la messagerie et coordination du calendrier synoptique,
- Gestion d’évènements conformément à la fiche de procédure interne,
2. Missions particulières liées à l’assistance de la direction du pôle
- Etre en veille sur les dossiers en lien avec la vie du pôle,
- Présence à la réunion de pôle et/ou temps de travail privilégié avec la direction du pôle,
- Soutien à l’organisation professionnelle du directeur/trice du pôle (gestion proactive de l’agenda…),
- Interface avec les services communautaires,
- Préparation des dossiers du directeur/trice,
- Organiser le classement notamment numérique et l’archivage des dossiers du directeur/trice,
- Gestion des dossiers confiés par la direction.
3. Missions spécifiques
Service ISS – Initiatives sociales et de la santé
Assistance du directeur/trice du service :
- Commissions : préparation et suivi (invitations, compte-rendu…),
- Budget : suivi des marchés, subventions, préparation de conventions…
- Analyse des besoins sociaux : assistance lancement et renouvellement annuel,
- CLS : soutien administratif (publipostage, réservation de salles…),
- ESS : soutien administratif (publipostage, réservation de salles…),
CIAS – Centre Intercommunal d’Action Sociale
Assistance du directeur/trice de service :
- Conseil d’administration : préparation et suivi (convocation, compte-rendu, mise en forme et transmission des délibérations en Préfecture …),
- Budget : suivi des marchés, subventions, préparation de conventions…
Service Enfance Jeunesse Parentalité
- Gestion de l’accueil physique et téléphonique du service (1 jour/semaine, le vendredi en 2025)
- En appui de l’assistante du service : gestion des candidatures animateurs, contrats de travail ALSH, courriers…
- Organisation de réunions : invitation, réservation salle, support visuel, compte-rendu…
Service Culture
- En appui de l’assistant.e Culture, aide à la préparation du festival des RIAS
- En appui de l’assistant.e Culture, aide ponctuelle au réseau Matilin en fonction des besoins
Service des Sports
- Direction Aquapaq : soutien administratif (candidatures, courriers écoles, clubs, lots aux associations…),
- Subventions aux clubs sportifs communautaires : instruction des dossiers,
- Clubs sportifs du territoire : instruction et suivi des subventions,
- Nautisme scolaire : suivi des fiches formulaires et de l’octroi des subventions.
4. Remplacement de l’accueil général et du secrétariat de direction :
- Ouverture et enregistrement du courrier,
- Accueil physique et téléphonique de l’accueil général,
- Remplacement éventuel de l’assistante du directeur général et du président,
- Filtrage des appels, prise de messages et de rendez-vous
Savoirs / Savoir-faire :
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales - Formation juridique appréciée - Maîtrise de l’outil informatique – Connaissances en finances publiques
Savoir être :
- Discrétion, Sens des relations, Diplomatie, Aptitude à travailler en équipe, Organisation rigoureuse, Polyvalence et adaptation, Capacité à développer une relation de confiance, Capacité d’anticipation.
L’assistant(e) de direction apporte une aide permanente au directeur/trice de pôle en termes d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.