Pour les adhérents au service de médecine préventive :
* Mise à jour des fichiers des collectivités concernées
* Programmation semestrielle/mensuelle des dates de visites périodiques
* Réservation des lieux de visite répartis sur les différents secteurs
* Transmission des plannings aux médecins et aux infirmiers en santé au travail
En binôme avec la 2ème secrétaire médicale
* Préparation des plannings complétés ou vierges pour les grosses structures, envoi des convocations
* Gestion des désistements
* Planification des visites ponctuelles : reprise d'activité, visites demandées par les conseils médicaux, visites exceptionnelles à la demande des collectivités, des agents ou médecins
* Transmission mensuelle des pièces au service comptabilité pour rétribution des médecins et facturation informatique pour les adhérents
* Préparation et participation aux réunions des médecins/IDEST, aux réunions avec le Conseil départemental et la Préfecture
* Assurer un service continu en fonction des absences des collègues
Locaux :
* Faire le point sur l'approvisionnement des médecins/IDEST en besoin matériel
Temps complet à 39 heures par semaine sur 5 jours.
Compétences requises :
Bonne maîtrise des outils bureautiques et capacité à s'adapter rapidement à de nouveaux logiciels.
Une formation en gestion administrative, idéalement complétée par une expérience dans un environnement lié au domaine médical ou administratif.
Qualités requises :
Discrétion Intégrité Confidentialité
Qualités relationnelles (dialogue, écoute, pédagogie)
Organisation Méthode Efficacité Rigueur
Capacité d'anticipation et réactivité
Capacité à travailler en équipe et en transversalité.
Assurer la logistique des visites médicales des agents des collectivités et structures adhérentes.