SBC recrute un(e) gestionnaire accueil H/F en CDI, dans un cabinet d'avocat.
Accueil physique et téléphonique du cabinet ainsi que diverses tâches administratives n'étant pas en lien direct avec les dossiers clients.
Organisation des tâches et optimisation de l'exécution des tâches afin d'améliorer la qualité de service.
Garant du bon déroulement des processus inhérents à la fonction.
1. Accueil
- Accueil physique : clients/coursiers/postiers/candidats/nouveaux arrivants/intervenants extérieurs
- Prise en charge de la personne en fonction du besoin (mise en attente, installation en salle de réunion, service boissons, etc.)
- Gestion des coursiers (demande interne)
- Gestion des salles de réunion (planification pour ménage, réservation ponctuelle)
- Standard téléphonique
2. Courriers
- Traitement des courriers entrants (via Poste/coursiers/huissiers) : tri par pôle
- Traitement des courriers sortants (affranchissement/dépôts poste) : si LRAR, remise au secrétariat pôles pour enregistrement
- Gestion des départs de coursiers france et international (type DHL)
3. Evénements
- Organisation des déplacements (réservation moyens de transport, hôtels, inscriptions, etc.)
- Organisation matérielles des événements sur directives
- Organisation des déjeuners (commande traiteurs, réception des repas, etc.)
4. Fournisseurs
- Commande de divers matériels, consommables
- Réapprovisionnement/gestion des stocks
- Coordination et suivi des prestataires
5. Knowledge
- Commande d'ouvrages et mise à jour des listes et budgets sur directives
- Rangement à reception dans la bibliothèque selon procédure en place
- Reception des revues, mise à jour des listes et gestion de la circulation
6. Tenue de la caisse
7. Organise les tâches et optimise l'exécution des tâches afin d'améliorer la qualité de service.
8. est force de proposition pour toutes idées d'amélioration concernant les process/documents
9. Est garant du respect des procédures ISO de son processus.
10. Cette définition n'est pas exhaustive et pourra évoluer avec l'organisation du cabinet. La fonction accueil pourra également être amenée à venir en aide
au sein des secrétariats pôle si cela le nécessite.
11. S'approprie les valeurs du Cabinet et agit selon elles au quotidien
Salaire : 24K€ bruts selon profil
Compétences requises
Savoir faire
Bilingue : anglais-français
techniques orales d'accueil
gestion de planning
Pack Office
SECIB
gestion de stock
Savoir etre
rigueur
sens de l'accueil
sens de l'organisation
Compétences requises
Savoir faire
Bilingue : anglais-français
techniques orales d'accueil
gestion de planning
Pack Office
SECIB
gestion de stock
Savoir etre
rigueur
sens de l'accueil
sens de l'organisation