Assistant polyvalent H/F

Les missions du poste

Intégré(e) à une équipe de 4 personnes, votre mission consiste à renforcer notre pôle administratif et à gérer au quotidien les entrants et les sortants d’un bureau d’études composé de 17 ingénieurs et de 8 techniciens en Ile de France.

A ce titre vous êtes chargé(e), notamment, de :

• Prendre en charge la gestion des courriels adressés à la société, et la tenue du standard téléphonique ;
• Relire et vérifier l’orthographe et établir la mise en forme des rapports concernant le livrable des prestations de la société ;
• Assurer, en collaboration avec la Responsable Administrative de la société, le suivi administratif des dossiers : enregistrement des commandes clients, établissement de commandes fournisseurs, facturation
• Garantir le classement et l’archivage pour la société ;
• Compléter et transmettre les formulaires de certaines déclarations techniques préalables aux chantiers de sondages réalisés par la société : DICT, puisage ;
• Enregistrer les demandes de devis, télécharger les dossiers de consultation et administrer le tableau de suivi correspondant ;
• Assurer l’envoi de devis et réponses à appels d’offre , y compris mise en page du mémoire d’offre et établissement des pièces administratives ;
• Saisir dans notre outil de gestion électronique des documents (GED) les factures de nos fournisseurs
• Prendre en charge les commandes de fournitures (fournitures de bureau, équipements de protection individuelle…)