Fonction appariteur
- Transmettre quotidiennement le courrier en externe (Sous-Préfecture de Valenciennes, Trésorerie Municipale de Valenciennes, Mairie de Valenciennes, autres mairies, etc…)
- Suivre et déposer des parapheurs mis à la signature des élus (es) dans les communes
- Suivre et déposer des actes au contrôle de légalité (Sous-Préfecture)
- Contrôler et gérer le stock papier (1 édition à transmettre à la hiérarchie 1 fois/mois)
- Gestion et suivi de la société en charge de l’enlèvement des cartons, et assurer la gestion du local de tri
- Manutention des salles de réunion (contrôle et vérification réguliers), installation et remise en état du mobilier (table, chaise) suivant le planning de l’accueil
- S’assurer que les espaces verts et les plantes d’intérieure soient correctement entretenus
- S’assurer que les prestations de nettoyage soient bien réalisées et que les locaux/parkings soient propres
Assistance du parc automobile / parc vélo
- Anticiper, prévoir, planifier et assurer le suivi des entretiens du parc automobile (établir des plannings, établissements des devis et bons de commande, suivi des factures, prise de rdv, dépôts des véhicules auprès des concessionnaires, établissement des dossiers …) en lien avec la hiérarchie
- Suivre les marchés et/ou contrats en cours pour le parc auto et parc vélos, en lien avec la hiérarchie
- Mettre à jour le guide flotte auto de la CAVM
- Suivre les problèmes et/ou les défaillances en lien avec la procédure d’action corrective visant à la réintégration des véhicules de service non conforme et faire remonter les dysfonctionnements
- Permis de conduire B obligatoire
- Adaptation rapide au fonctionnement du service et de la localisation des services
- Faire preuve d’une grande discrétion
- Rigueur et organisation
- Respect des délais et des procédures
- Respect des règles de confidentialité
- Sens de la réactivité et d’initiative en cas d’intervention urgente
Placé (e) sous l’autorité de la Responsable des Moyens Généraux, vous assurez notamment toutes les liaisons nécessaires au bon fonctionnement des services (distribution du courrier, logistique, aménagement de salle,…) et dans l’assistance dans la gestion de la flotte automobile (entretien du parc automobile et suivi administratif et financier du parc auto, gestion du stock,...)