Postée il y a 4 jours
Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les
missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité
Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
- Recensement militaire.
- Gestion des clés des bâtiments, des badges et des alarmes
Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
- Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
- Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
- Assurer le traitement des courriers départ.
- Mettre sous pli et affranchir.
- Enregistrer informatiquement le courrier après ouverture par le DGS.
- Afficher et diffuser l'information.
- Lien permanent avec les associations.
Compétences techniques à acquérir :
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
- Connaître les techniques de rédaction administrative.
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
- Très bonne maitrise du Français
Compétences relationnelles :
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
- Etre organisé, rigoureux et méthodique.
- Etre patient.
- Etre discret.
- Etre sérieux et efficace.
- Sens de la diplomatie.
Agent administratif chargé d'accueil
Positionnement hiérarchique : DGS et Maire