Porte des Pierres Dorées, commune dynamique de 4300 habitants dans le sud Beaujolais recrute un (une) assistant(e) de Direction au sein du Pôle de Direction générale.
Missions
Activités principales
- Correspondance courante liée au secrétariat général (rédaction, signature, envoi)
- Gestion de l'agenda du Maire, du Directeur général et des élus
- Coordination institutionnelle (Préfecture, Région, Département.)
- Assistance du Maire et du Directeur général
- Rédaction de certains actes et arrêtés réglementaires
- Conseils Municipaux :
o Préparation et envoi des convocations du Conseil municipal
o Réalisation de la note de synthèse (et recherches juridiques associées)
o Participation aux conseils municipaux
o Rédaction du compte-rendu du Conseil municipal
o Mise en forme les délibérations prises et transmission en Préfecture
- Gestion des baux de la commune (logements et commerciaux)
- Gestion des licences des taxis et droit de place
- Gestion des dossiers assurances, en lien avec le Directeur général
- Gestion des marchés publics, en lien avec le Directeur général et le service finances
Activités secondaires
- Évènementiel : en lien avec les autres services, pilotage des inaugurations, vœux du Maire, fêtes nationales, .
- Gestion de Panneau Pocket et Facebook si absence du service communication
- Aide aux élections
- Gestion des arrêtés de voirie si absence des services techniques
- Gestion des fournitures administratives pour la mairie
Savoir
- Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales.
- Connaître les missions des administrations et partenaires publics.
- Connaître le cadre règlementaire des actes administratifs : marchés publics, gestion du domaine public, droit des assurances.
- Connaître les techniques de rédaction administrative.
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
Savoir être
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
- Capacité à travailler en équipe et dans un pôle de Direction
- Dynamisme au quotidien.
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
- Être organisé, rigoureux et méthodique.
- Être résilient, sérieux et efficace.
- Être diplomate.
Divers
- Poste à temps complet (35h)
- Lieu de travail : Porte des Pierres Dorées - Liergues
- Participation aux conseils municipaux en soirée de semaine
- Participer occasionnellement aux réunions du Maire et Elus
- Rémunération, avantages : grille statutaire catégorie C ou B + régime indemnitaire lié au poste + CNAS + participation à la mutuelle + participation au maintien de salaire + tickets restaurants.
- Catégorie B (rédacteur) ou C (Adjoint administratif C1, C2, C3)
- Rattachement hiérarchique auprès du Directeur général
- A pourvoir au 1er mars 2025
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.