Postée il y a 6 jours
Sous l'autorité du Directeur de territoire, et en relation avec l'ensemble de l'équipe territoriale, l'assistant(e) du Responsable territorial PMI assiste prioritairement le(s) responsable(s) de la mission et le coordonnateur territorial de l'Accueil du Jeune Enfant afin d'optimiser l'organisation administrative de la mission PMI. Il ou elle assure l'ensemble du suivi administratif des dossiers qui lui sont confiés, notamment pour ce qui relève de la gestion technique et administrative de la mission. Il ou elle organise et coordonne la diffusion des informations en interne et, si besoin, en direction des partenaires internes et externes. Il ou elle peut également avoir en charge la mise en oeuvre d'événements spécifiques organisés sur le territoire, dans le cadre de la mission PMI.
Appui au responsable territorial de la mission PMI en territoire
- Conseiller et orienter les usagers, les agents et les partenaires
- Gérer l'agenda du responsable territorial PMI
- Organiser et planifier les réunions internes et externes (convocation, préparation des dossiers et envoi de l'ordre du jour, réservation de salles, élaboration et diffusion des comptes-rendus après validation, etc.)
- Fournir une information fiable et régulière aux responsables de la mission et faire du reporting
Assistance administrative
- Concevoir, rédiger, saisir et mettre en forme tout type de document (courriers, notes, synthèses de comptes-rendus, rapports) dans le respect de la charte graphique du Conseil départemental
- Veiller à la bonne circulation des informations, du courrier et documents relatifs aux agréments maternels et familiaux, aux avis de grossesse, avis de naissance, aux fiches néonat, aux bilans 3-4 ans en écoles maternelles et aux différentes enquêtes dans le cadre de la mission PMI
- Effectuer les requêtes SOLIS pour les avis de grossesse, les certificats du 8ème jour, 9ème mois et 24ème mois
- Assurer le traitement administratif de la gestion des agréments (enregistrer les demandes d'enquête, les dispatcher aux puéricultrices, préparer et rédiger les PV de commissions d'agrément, assister aux commissions)
- Constituer et suivre les dossiers agrément (mise à jour des fichiers en lien avec Solis et le pôle départemental de PMI)
- Transmettre les listes assistantes maternelles du territoire aux RAM, Mairie et communautés de communes
- Réceptionner les demandes d'agrément, inviter les candidats à participer à la réunion d'information mensuelle (invitation, préparation de la réunion et des dossiers, réservation de la salle et du matériel)
- Elaborer les plannings et les plaquettes d'information des consultations médicales et de puériculture
- Contribuer à la mise en oeuvre du nouveau référentiel PMI et au protocole suivi de la santé des enfants confiés.
- Gérer et enregistrer le courrier papier et électronique
- Gérer le suivi de parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature du responsable de la mission et du coordonnateur territorial de l'Accueil du Jeune Enfant.
- Centraliser et coordonner la circulation de l'information relative à la mission au sein de l'équipe territoriale
- Participer à la collecte des informations, à l'élaboration et à la réalisation des outils de suivi d'activité du territoire (tableau de bord) et les mettre à jour
- Mettre en forme des données statistiques
- Contribuer à l'amélioration de l'organisation administrative de la mission au sein du territoire (procédures, activités)
- Procéder à des recherches documentaires et constituer un fonds documentaire
- Gérer le classement
- Garantir la mise en oeuvre réglementaire de l'archivage des dossiers PMI et de la documentation papier et électronique
- Planifier, préparer, organiser et participer à des réunions
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du responsable territorial PMI
- Soutien à l'équipe PMI pour la mise en oeuvre de la GED
- Liaisons et renfort service enfance : archivage, mise en place de la GED, liaisons suivi santé des enfants confiés, ajustement des dispositifs transversaux
- Travail en lien étroit avec l'ensemble des assistants du territoire
- Pilotage administratif des différents événements PMI du territoire et participations aux événements transversaux
- Participation à la gestion du matériel PMI, médicaments d'urgence et imprimés, répertorier les besoins, commandes spécifiques
Gestion administrative des Ressources Humaines
- Etablir le planning des congés
- Informer les responsables territoriaux et les équipes des absences avec une attention particulière pour la continuité de service
- Assurer le suivi administratif des entretiens professionnels annuels des agents spécialisés de la mission PMI
Contraintes du poste :
- Continuité de service
- Possibilité d'apporter à la demande du Directeur son soutien en cas de nécessité de service aux différents assistants des responsables territoriaux ou de l'équipe accueil en MDSI
- Disponibilité
- Déplacements pour les commissions, réunions, événements
Compétences requises :
Connaissances :
- Maîtrise de l'environnement bureautique sous Office
- Maîtrise des outils de communication électronique
- Connaissance du logiciel métier de l'action sociale (SOLIS)
- Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Maîtrise des techniques d'expression écrite et orale
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des conseils départementaux
- Connaissance du champ de compétence et d'intervention du directeur de territoire des responsables territoriaux et des autres directions de la DGASI
- Connaissance de la structure d'un territoire d'action sociale et de l'organisation et du fonctionnement d'une Maison départementale des solidarités et de l'insertion (MDSI)
- Connaissance du fonctionnement et du rôle des autres collectivités
- Connaissance des méthodes de classement et d'archivage
- Connaissance de la législation médico-sociale et de ses applications pratiques
Aptitudes professionnelles :
- Force de proposition
- Capacité d'anticipation
- Capacité à hiérarchiser les urgences
- Capacité d'organisation et de coordination
- Aptitude au travail en équipe
- Capacités rédactionnelles et de prise de notes
- Respect des procédures et des normes rédactionnelles
- Aisance dans l'expression orale
Comportements professionnels - motivations :
- Sens de la qualité du service offert au public
- Sens des responsabilités
- Rigueur et méthode
- Excellent relationnel
- Écoute, diplomatie
- Sens du travail en équipe
- Esprit d'initiative
- Dynamisme
- Réactivité
- Autonomie
- Forte capacité d'adaptation
- Devoir de réserve
- Discrétion
- Résistance au stress
Contraintes du poste :
- Continuité de service
- Possibilité d'apporter à la demande du Directeur son soutien en cas de nécessité de service aux différents assistants des responsables territoriaux ou de l'équipe accueil en MDSI
- Disponibilité
- Déplacements pour les commissions, réunions, événements
Compétences requises :
Connaissances :
- Maîtrise de l'environnement bureautique sous Office
- Maîtrise des outils de communication électronique
- Connaissance du logiciel métier de l'action sociale (SOLIS)
- Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Maîtrise des techniques d'expression écrite et orale
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des conseils départementaux
- Connaissance du champ de compétence et d'intervention du directeur de territoire des responsables territoriaux et des autres directions de la DGASI
- Connaissance de la structure d'un territoire d'action sociale et de l'organisation et du fonctionnement d'une Maison départementale des solidarités et de l'insertion (MDSI)
- Connaissance du fonctionnement et du rôle des autres collectivités
- Connaissance des méthodes de classement et d'archivage
- Connaissance de la législation médico-sociale et de ses applications pratiques
Aptitudes professionnelles :
- Force de proposition
- Capacité d'anticipation
- Capacité à hiérarchiser les urgences
- Capacité d'organisation et de coordination
- Aptitude au travail en équipe
- Capacités rédactionnelles et de prise de notes
- Respect des procédures et des normes rédactionnelles
- Aisance dans l'expression orale
Comportements professionnels - motivations :
- Sens de la qualité du service offert au public
- Sens des responsabilités
- Rigueur et méthode
- Excellent relationnel
- Écoute, diplomatie
- Sens du travail en équipe
- Esprit d'initiative
- Dynamisme
- Réactivité
- Autonomie
- Forte capacité d'adaptation
- Devoir de réserve
- Discrétion
- Résistance au stress