Préparation des instances syndicales : Comités et Bureaux Syndicaux,
-Rédaction des convocations
-Constitution des dossiers papiers et informatiques des instances
-Relance téléphonique des élus
-Préparation des documents pour les séances ( relecture / mise en page)
-Préparation des documents pour l’envoi au contrôle de légalité dématérialisé
-Travail collaboratif sur la tenue des registres règlementaires / élaboration des pages de sommaires / incrémentation des feuillets
-Rédaction des délibérations concernant les désignations de délégués
-Elaboration des procès-verbaux (d’après fichier audio) des comités syndicaux
-Affichage règlementaire (ODJ, CR)
-Publication sur le Site Internet du SIARCE
-Mise à jour des fichiers (liste des membres du Bureau Syndical et CS)
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautiques pour la Direction Générale et directions associées
Elaboration de décisions du Président
Suivi des parafeurs au visa de la Direction Générale
Accueil physique et téléphonique
Enregistrement et dispatch courrier
Remplacement de l’assistante du Directeur Général
Assurances : Déclaration de sinistres
SPÉCIFICITÉS DU POSTE:
Relatives à la conduite habituelle des missions (ex : nombreux déplacements, confidentialité de certaines tâches, etc...) :
Présence obligatoire au Comité Syndical
confidentialité renforcée
Relatives au mode de management (ex : large autonomie, encadrement rigoureux, forte délégation des missions, etc...) :
- Relatives aux relations professionnelles (ex : peu de contact en interne, travail en « binome » avec un agent, forte ouverture du poste à l’externe...) :
Bureau partagé
Travail collaboratif avec la chef de service
- Relatives au Télétravail :
Possible 1 jour/ semaine
PRINCIPAUX INTERLOCUTEURS EN INTERNE ET EXTERNE :
Interlocuteurs internes : transversalité avec tous les services
Interlocuteurs externes : élus et services administratifs (mairie, EPCI)
MOYENS MIS A DISPOSITION DE L’AGENT :
a - Budget (importance, répartition, objectifs) :
b - Matériel et équipement (moyens spécifiques dont dispose le poste) :1 téléphone portable
-Expérience
- Discrétion
-Autonomie
-Rigueur
L'assistante Assemblées assure le secrétariat du service, la préparation et le suivi des instances syndicales