1 / Secrétariat de la Direction Générale :
- Gestion des agendas du DGS et des DGA (organisation et prise de RDV en fonction des priorités) ;
- Réception et filtrage des appels et messages téléphoniques ;
- Saisie et mise en forme de divers documents, courriers, pièces administratives
- Saisie des bons de commandes de la direction ;
- Gestion du courrier et de la boîte mail générique de la Ville (réceptionner, trier, enregistrement dans l’intranet, et diffuser) en binôme.
2 / En charge de la gestion administrative des subventions pour les collectivités Ville et CCGP (saisine des dossiers sur les plateformes dédiées).
3 / Gestion courante :
- Coordonner et traiter les sollicitations liées au Logiciel de Gestion des demandes afférentes à l’organisation d’évènement Ville de Pontarlier : suivi journalier, enregistrement des courrier, coordination avec les Elus et les services, vérification des réponses ;
- Assurer la polyvalence avec les autres agents du service en cas d’absence (standard) ;
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent ;
- Création et mise à jour des procédures liées au fonctionnement de son poste ;
- Suppléance du Secrétariat de M. le Maire en cas d’absence du Responsable de service.
- Accueillir et renseigner le public, les services ;
- Organiser et planifier son travail ;
- Maîtriser les techniques de secrétariat, l'utilisation des logiciels propres au service plus Word et Excel ;
- Maîtriser l’orthographe et les règles de grammaire ;
- Prendre des initiatives ;
- Mettre en place et gérer un classement.
Sous l’autorité du Responsable du Secrétariat Général Mutualisé, vous assurez la gestion des activités courantes du service.