Secrétariat :
• Accueil du public
• Gestion et filtrage des appels téléphoniques
• Mise en place et suivi de tableaux de bord
• Rédaction et suivi de courriers, comptes rendus…
• Organisation de réunions, réservation de salles, rédaction de convocations…
• Commande de matériels
• Préparation de dossiers
• Classement et archivage des dossiers
Suivi administratif :
• Rédaction, suivi et publication d’actes réglementaires (arrêtés, conventions, décisions…)
• Rédaction et suivi de tout document relatif aux commissions de sécurité des établissements recevant du public (convocations, rapports, procès verbaux…)
• Rédaction de courriers et rapports en lien avec le technicien hygiène et insalubrité
• Mise en place et suivi de tableaux de bord
Suivi financier :
• Rédaction et suivi des bons de commandes
• Mise en place de tableaux de suivi budgétaire
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
• Horaires liés à l’accueil du public
• Possibilité de télétravail suivant nécessité de service (2/3 des assistants de la direction administrative et financière basés à l’Hôtel de ville doivent être physiquement présents sur les horaires d’ouverture au public de l’Hôtel de ville).
• Travail sur écran
- Cadres d'emplois : Adjoint administratif
- Diplômes / Qualification : Diplôme de niveau 5 (BAC + 2)
- Maîtrise de l'outil bureautique
- Connaissance des procédures administratives
- Sens du service public
- Polyvalence
- Aptitude à gérer d’éventuels conflits avec le public
Dans le cadre d’une mobilité interne, la Direction Administrative et Financière, rattachée au Cadre de vie, recherche un-e ASSISTANT-E CADRE DE VIE (H/F).