Responsable du Pôle Soutien aux études (réf. DFVE-1-RE26) F/H

Les missions du poste

Libellé de Fonctions : Responsable du Pôle Soutien aux études

Catégorie : A

Corps : IGE

BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 3 ans)

Missions : La ou le responsable du pôle, placé sous l’autorité hiérarchique de la Directrice adjointe de la DFVE, est chargé de la coordination de l’activité des quatre structures qui composent ce pôle.

La ou le responsable du pôle a pour mission de préciser et d’appliquer la feuille de route et de travailler sur le fonctionnement collectif et l’offre de service, en définissant des priorités en lien avec le décanat et la Direction Générale de la Faculté des Sciences et Ingénierie, et en s’appuyant sur l’expertise et les propositions des équipes en place, ainsi que celles des usagers et partenaires.

Elle ou il est garant de la cohérence des actions mises en place, de leur conformité administrative, et d’une approche transversale et décloisonnée, fondée sur une veille réglementaire et analyse régulière des besoins et enjeux, notamment à partir des études et enquêtes sur les conditions d’études produites au sein du pôle.

Activités principales :

• Coordonner l’action des quatre structures pour garantir la cohérence des actions et opérations sur l’ensemble du champ d’intervention
• Garantir une approche transversale des actions en interne au pôle et à l’échelle de la DFVE, le cas échéant avec d’autres directions administratives
• Piloter le projet de service du pôle
• Animer l’équipe des responsables de structures
• S’appuyer sur une vision globale des activités et dispositifs, mais aussi sur les enquêtes réalisées, pour analyser et anticiper les besoins et l’adaptation des actions
• Consolider le fonctionnement et/ou développer une nouvelle offre de service à partir de cette analyse partagée et des orientations de la faculté
• Structurer l’offre de service en impulsant une dynamique de formalisation des procédures, et de valorisation interne et externe des actions
• Assurer le pilotage de projets transversaux
• Assurer l’articulation générale entre le décanat et les services sur les sujets stratégiques et de pilotage
• Sécuriser la préparation des dossiers administratifs et financiers, et leur présentation devant les instances
• Superviser et participer à l’animation des réseaux internes dans le champ d’activité
• Superviser et participer au paramétrage des plateformes nationales de candidature en lien avec le décanat formation, les départements de formation et les services universitaires
• Structurer les partenariats internes et externes, pour favoriser leur pilotage et la valorisation de l’action des services au bénéfice des usagers
• Assurer un rôle d’expertise et de conseil auprès des départements de formation, de la direction de la DFVE et du décanat
• Formaliser des notes d’information ou d’aide à la décision (pour la direction, la DG, le décanat)
• Définir et suivre les différents indicateurs d’activités et de pilotage

Encadrement : OUI - 4 A - 0 B – 0 C

Conduite de projet : OUI

Conditions particulières d'exercice : Possibilité d’avoir recourt au télétravail, dans le cadre réglementaire fixé par Sorbonne Université

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de l’Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Maîtrise des techniques et des procédures de gestion administrative et pédagogique

Connaissances :

• Maîtrise de l’environnement de l’université
• Méthodologie de conduite de projet
• Techniques d'élaboration de documents

Savoir-faire :

• Maîtriser les techniques de management
• Etre force de proposition dans l’amélioration de l’organisation du travail dans l’objectif de l’amélioration du service rendu
• Savoir coordonner un projet en équipe
• Savoir analyser et faire appliquer la réglementation et corriger les écarts et/ou les difficultés constatées
• Elaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
• Maitriser parfaitement les outils bureautiques

Savoir être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe, travail en relation avec de nombreux interlocuteurs
• Disponibilité et réactivité, sens de la confidentialité
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur, hiérarchisation des priorités dans la gestion au quotidien
• Sens du service public
• Sens des responsabilités

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

SU, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

SU présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

La Direction des Formations et de la Vie Etudiante (DFVE) de la Faculté des Sciences et Ingénierie (FSI) de SU est chargée de la mise en œuvre des orientations de la faculté en matière de formation initiale et continue, de scolarité, de vie étudiante, d’orientation et d’insertion professionnelle, en France et à l’international.

La DFVE est constituée de 5 pôles :

• Pôle International
• Pôle Accompagnement de la Communauté Etudiante
• Pôle Outils Numériques Etudiant
• Pôle Formation Continue
• Pôle Soutien aux Etudes

Le Pôle Soutien au Etudes est constitué de 4 structures :

Deux services :

• Service des études (6 agents)
• Service de l’administration de la scolarité (6 agents)

Et deux bureaux :

• Bureau des partenariats (3 agents)
• Bureau de l’observatoire des formations (3 agents)

Ce pôle a pour mission l’appui au pilotage de l’offre de formation, l’organisation de la scolarité des étudiantes et étudiants de la Faculté des Sciences et Ingénierie, et intervient au quotidien en appui des départements de formation et équipes pédagogiques. Il permet une vision globale sur l’offre et les partenariats nationaux de formation, ainsi que les conditions d’études des étudiantes et étudiants. Il est le pôle référent en matière de réglementation des études supérieures et de production d’enquêtes sur les conditions d’études.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie- 4, place Jussieu, 75005 Paris