Missions principales :
- Accueillir, écouter, identifier et reformuler les demandes de l’usager,
- Analyser les urgences, orienter et guider vers le bon interlocuteur,
- Transmettre des documents, des dossiers,
- Participer au traitement des demandes liées au secteur enfance,
- Effectuer la gestion du courrier (réception, envoi, enregistrement, affranchissement),
- Préparer les dossiers de mariage et de PACS,
- Enregistrer les recensements militaires,
- Élaborer et retranscrire les actes d’état-civil,
- Élaborer les actes de décès, accompagner les familles et accueillir les prestataires funéraires,
Missions complémentaires :
- Traiter les demandes de la responsable de service et de l’élu de secteur.
- Bac professionnel secrétariat ou équivalent ou expérience similaire
Les « savoir-faire »
- Connaissance de la législation funéraire,
- Connaissance de la législation en matière d’état-civil,
- Accueil physique et téléphonique du public,
- Tenue administrative des registres d’état-civil,
- Mettre en relation des correspondants,
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions,
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgences,
- Conserver objectivité et neutralité face à des situations,
- Identifier, gérer la demande et son degré d’urgence,
- Présenter des documents d’information et de communication
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité,
- Rédiger des documents administratifs.
Les « savoir-être »
- Disponibilité, capacité d’écoute, bonne élocution, bonne présentation, rapidité d’exécution, capacité rédactionnelle, ponctualité, sens de l’organisation, polyvalence, travail en équipe, politesse et amabilité, discrétion.
Directement rattachée à la directrice de l'Enfance, de la Jeunesse et Population, au sein d'une équipe pluridisciplinaire de 3 personnes, vous effectuez des tâches d'accueil physique et téléphonique des administrés.