* Vous organisez la vie professionnelle du Directeur :
- Organiser son agenda, prendre des rendez-vous en fonction de ses priorités,
- Rappeler des informations importantes et prendre des messages,
- Organiser ses déplacements.
* Vous réalisez et procédez à la mise en forme de travaux bureautiques :
- Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers,
- Réaliser la saisie des documents de formes et contenus divers,
- Organiser le classement et l'archivage.
* Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du secrétariat :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire à l'interlocuteur compétent,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers électroniques
* Vous gérez le courrier :
- Enregistrer et traiter le courrier
- Pré-relire des parapheurs du service avant validation par le Directeur
* Vous organisez et planifiez des réunions :
- Rédiger les ordres du jour, établir les convocations,
- Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions,
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus, procès-verbaux, délibérations, etc.
* Vous instruisez et suivez l'exécution administrative des marchés publics :
- Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.)
- Réceptionner et ouvrir les plis, contrôler les pièces justificatives d'une demande,
- Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives,
- Rédiger ou participer à la rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, en collaboration avec les services compétents,
- Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, motifs de rejets, etc.)
- Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles,
- Rédiger des décisions ou des délibérations,
- Préparer les actes juridiques de la notification,
- Assurer le suivi et le contrôle des ordres de service,
- Notifier la décision au demandeur.
* Vous assurez la gestion financière du service en l'absence du référent comptable :
- Piloter la gestion budgétaire et les ressources allouées au service (demandes de devis et commandes de matériels, engagements, bons de commande, etc.)
* Vous assurez l'intendance au sein du service :
- Etre l'interlocuteur direct des agents du service,
- Remonter l'information dans l'organisation et le fonctionnement du service,
- Gérer les absences,
- Participer aux entretiens de recrutement des agents affectés au service.
* Vous vérifiez l'application des dispositions légales et réglementaires :
- Veiller, en lien avec son supérieur hiérarchique, aux évolutions législatives et réglementaires dans les domaines concernant l'activité du service,
- S'assurer du respect et de l'application des textes juridiques,
- Garantir le respect des règles de confidentialité, d'éthique et de déontologie.
Compétences principales et qualités requises :
- Expérience sur un poste similaire souhaitée
- Connaissance du fonctionnement général de la collectivité territoriale
- Connaissances en comptabilité publique nécessaires
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Rigueur et discrétion
- Sens du travail en équipe
- Qualités relationnelles
Gestionnaire administratif(ve) et des marchés publics aux services techniques