- Accueil physique et téléphonique
- Réalisation et mise en forme de documents (courriers, notes, comptes-rendus…)
- Gestion des agendas
- Organisation et gestion du courrier des secteurs
- Organisation de réunions
- Classement papier et informatique
- Communication, information avec les différents services des secteurs
- Suivi des dossiers liés à l’activité des secteurs
- Participation à des réunions et réaction de compte-rendu
- Recherches documentaires et élaboration de notes de synthèse
- Notions d’organisation et de gestion du temps
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l’expression orale et écrite
- Vocabulaire professionnel du service
- Circuits et procédures administratives
- Logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Fonctionnement de l’Internet
- Standard téléphonique
- Méthodologie de la note de synthèse
- Méthodologie de rédaction de notes, comptes-rendus…
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des DGA
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Etablir une relation de confiance avec les DGA
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
- Gérer les priorités et respecter les délais de transmission des documents
Sens de l’organisation
Grande rigueur professionnelle
Maîtrise de soi
Grand sens relationnel
Autonomie
Esprit d’équipe
- Aide permanente aux DGA en matière d’organisation personnelle, de gestion et d’instruction des dossiers confiés ;
- Assure l’accueil, le classement et le suivi des dossiers confiés par les directions générales de rattachement
- Garantie une gestion optimum des fournitures au sein de ses DGA de référence