COMMUNE DE MARTIGUES
Postée il y a 15 heures
2) Activités principales
ACCUEIL
Délivrance des actes ou extraits d'actes d'Etat Civil
Réception des déclarations de naissances, décès, reconnaissances, changements de nom et établissement des
actes
Réception des demandes de changement de prénom et demandes de rectification
Réception des dossiers de PACS et de dissolution de PACS, mariage et parrainage républicain
Réception des demandes de livret de famille
Traitement et délivrance des livrets de famille
Établissement des certificats de vie et attestations de célibat
GESTION ADMINISTRATIVE
Tenue du standard téléphonique du secteur
Établissement des actes de transcriptions de décès
Apposition des mentions marginales sur informatique et sur registres
Assurer la tenue administrative des registres
Préparation des mariages et validation
Classement et archivage
Traitement des demandes d’actes par COMEDEC, par courrier et des demandes Internet
Activités spécifiques ou de polyvalence
Assiste l’élu lors de la célébration des mariages et parrainages républicains
3) Technicité du poste et Compétences exigées
Devoir de discrétion
Maîtrise de l’outil informatique indispensable
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'Etat Civil
Apprécier la demande au regard de différents documents
Apprécier le caractère de nuisance potentiel dans le choix d'un prénom et alerter les parents
Expliquer l'indivisibilité de la filiation
Expliquer l'acte et ses conséquences
Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
Conserver son calme dans les situations de stress
Apprécier la recevabilité les actes d'Etat Civil d'autres pays
Contrôler le droit à l'acte des mandants
Connaître les règles communes à la rédaction des actes
Sens de l'organisation, de l'autonomie et de la rigueur
Esprit d’équipe
Sens du Service Public et de la relation aux administrés
4) Conditions d'exercice
Diplôme requis : Bac minimum
Cycle de travail : 08h30-12h00 / 13h30-17h30
Contraintes et difficultés liées au poste : Permanences mariages le Samedi
5) Système relationnel
Interne : D.A.C.J.F, Service Population et Citoyenneté, Cabinet du Maire, secrétariat des Élus, service Funéraire
Externe : Administrés, Pompes Funèbres, T.G.I d'Aix-en-Provence, notaires, avocats
Intitulé de la fonction : Assistant(e) Administratif(ve) chargé(e) d’accueil. Officier d’état civil H/F
Catégorie / Grade : Adjoint Administratif Territorial
DGA / Direction / Service de rattachement : Direction des Affaires Civiles, Juridiques et Funéraires / Service Population et Citoyenneté – Secteur ETAT CIVIL
Nom et fonction du Supérieur hiérarchique direct : Responsable de Secteur
1) Mission principale et responsabilités
Assure l'accueil physique et téléphonique du public
Instruit et constitue les actes d’État Civil
Assure la tenue administrative des registres
Assiste les Élus pour la célébration des mariages et des parrainages républicains
Signature des actes et des registres