MISSIONS :
- Administration générale
- Accueil et diverses tâches administratives
- Etat-Civil (en appui)
ACTIVITES PRINCIPALES :
- Accueil
o Accueillir les administrés, écouter leur demande et les orienter correctement ;
o Réceptionner les appels téléphoniques et orienter vers les services le cas échéant ;
o Remise de documents divers ;
o Gérer l’agenda du conciliateur ;
o Réception des parapheurs et courriers des services ;
o Gérer les objets trouvés (tenue d’un registre) ;
o Affichage (évènementiel mairie/associations) ;
o Mise à disposition de documents consultables par le public ;
- Administratif
o Affranchissement du courrier ;
o Ouverture et ventilation du courrier entrant ;
o Copie pour les différents services des courriers enregistrés ;
o Gestion administrative et règlementaire des Conseils Municipaux : Préparation de l‘ordre du jour, réception, mise en page et correction des projets, organisation des réunions de préparation (A.G et Commissions), convocations, présence au CM, Compte rendus, procès-verbaux, télétransmission ;
o Gestion du courrier entrant et sortant de la collectivité : enregistrement, ventilation ;
o Petite comptabilité ;
o Tenue des registres d’actes administratifs (Délibérations, Arrêtés, Décisions) ;
o Constitution des dossiers de licences pour les débits de boissons/restaurants ;
o Télétransmission au contrôle de légalité des actes de la collectivité ;
- Etat-Civil (en appui)
o Prise de rendez-vous pour CNI/Passeports ;
o Permanence au DR ;
o Délivrance d’actes ;
o Légalisation de signature ;
COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
- Savoir
o Connaissance de l’organigramme de la collectivité et des missions des différents services ;
o Maîtrise de l’outil informatique ;
o Maîtrise du standard téléphonique ;
- Savoir faire
o Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la ville ;
o Orienter correctement le public vers les différents services ;
o Savoir écouter et interpréter une demande ;
o Identifier et gérer les demandes et leur degré d’urgence ;
- Savoir être
o Sens du service Public ;
o Sens de l’accueil, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue ;
o Calme et maitrise de soi ;
o Discrétion et confidentialité ;
o Organisation, méthode et rigueur ;
o Réactivité, sérieux et efficacité ;
o Autonomie et polyvalence ;
o Patience et diplomatie ;
o Bonne présentation.
agent d'administration générale et d'accueil au service administration générale