Adjoint administratif (h/f)

Les missions du poste

• Répondre à l’ensemble des demandes des Clamartois et des usagers :

Accueillir, renseigner et accompagner sur les démarches et procédures quel que soit le canal de la demande (physique, téléphone, courrier, dématérialisé)

Connaître l’offre de services ainsi que les différents outils associés aux démarches

Identifier et gérer la demande de l’usager et son degré d’urgence

Délivrer des prestations pour le compte de l’Etat ou de la Ville

Mettre à jour le reporting quantitatif et qualitatif de l’activité

• Savoir traiter les demandes en back-office :

Traiter les demandes réceptionnées par mail, logiciel métier, GRU, courrier postal….

Mettre à jour les informations pour le suivi du dossier dans les logiciels métiers et les outils de reporting

• Garantir la conformité de la communication usagers :

Assurer l’affichage d’informations ou documents sur les panneaux prévus selon les obligations légales

Veiller à la mise à jour de la documentation à disposition des usagers

• Etre un ambassadeur « Clamart & Vous »

Veiller à faire remonter les suggestions, réclamations et satisfactions des usagers

Proposer des axes d’amélioration auprès de sa hiérarchie et de ses collègues

Participer à la vie de la direction et être force de proposition

Adapter et faire évoluer ses pratiques conformément aux enjeux de la direction

Participer à l’enrichissement de la base de connaissances en proposant des mises à jour régulières

Le profil recherché

• Savoir travailler en équipe

• Etre à l’écoute et avoir bonne maîtrise de soi face aux situations de stress

• Conserver la neutralité et l’objectivité face aux différentes situations

• Savoir s’adapter, être polyvalent et autonome

• Avoir une discrétion professionnelle et un devoir de réserve

• Etre ponctuel et assidu

• Adopter une posture professionnelle en toute circonstance

• Connaître l’organisation des services municipaux et leurs élus

• Connaître les techniques d’accueil physique et téléphonique

• Avoir une communication orale et écrite claire

• Être à l’aise avec l’outil informatique

Bienvenue chez Clamart

Porter la stratégie de la direction

Garantir une dynamique d’accueil multicanal de l’usager

Qualifier & être force de proposition quant à l’évolution de l’offre de service

Mettre en œuvre & piloter la démarche qualité

Lieu : Clamart
Contrat : CDI
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