ACTIVITES PRINCIPALES
Pour le service petite enfance :
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Gestion de la messagerie générique du service.
- Suivi des affaires et dossiers administratifs relatifs aux activités et projets de l’accueil collectif petit enfance (0/3 ans).
- Gestion budgétaire des crèches : bons de commande et d’engagements, imputation, facturation, suivi des RAR et rattachements, suivi des dépenses du service, aide à la construction budgétaire N+1.
- Suivi administratif :
• Gestion des demandes stagiaires ;
• Suivi des demandes de places en crèches ;
• Suivi des déplacements des agents des crèches ;
• Suivi des heures et des déplacements des agents du Pool ;
• Suivi des réservations et demandes du modulaire de la Chapelle Launay ;
- Assistanat auprès des crèches : badges, impression de documents, etc …
- Gestion de l’arborescence numérique du service.
ACTIVITES SPECIFIQUES OU OCCASIONNELLES
Pour le service petite enfance :
- Organisation et planification des réunions en concertation avec les responsables et les élus de référence.
- Préparation administrative et suivi des réunions et commissions du service (réunions de direction, CAP, …)
- Suivi des ateliers de la petite enfance (bisannuel) : inscriptions, des enquêtes de satisfaction, organisation logistique.
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique.
Pour le service sports :
- Accueil téléphonique et physique des usagers des gymnases communautaires.
- Gestion de la messagerie générique du service.
- Réalisation et suivi des plannings d’occupation des gymnases communautaires, en lien avec les associations sportives, les établissements scolaires et les communes (conventions d’occupation, gestion des demandes et événements, badges, …).
- Organisation et planification des réunions de bilan annuelles.
- Préparation administrative et suivi des réunions et commissions du service (bilans, CACS, …).
- Suivi administratif et financier des conventions de fonctionnement avec le Département et la Région pour l’utilisation des équipements sportifs par les établissements scolaires.
SITUATION FONCTIONNELLE
- Rattaché(e) à la direction des services à la population et placée sous la responsabilité directe de la responsable petite enfance et de la directrice des services à la population.
CONDITIONS D'EXERCICE
- travail en bureau.
- Déplacements ponctuels vers autres locaux de la collectivité.
- Rythme de travail lié aux pics d’activités des services petite enfance et sports.
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
- Grande disponibilité.
MOYENS TECHNIQUES
- Progiciels spécifiques (outils office, BilletWeb, Rozoh, Abélium …)
- Technologies de l’information et de la communication.
- Téléphone, photocopieur…
AUTONOMIE ET RESPONSABILITES
- Relative autonomie dans l'organisation du travail.
- Missions définies, suivies et évaluées par la responsable petite enfance.
- Relais d’informations vers les services rattachés à la direction des services à la population, les directions opérationnelles et la direction générale.
- Garant de l’image de la collectivité et du service public.
RELATIONS FONCTIONNELLES
- Relations avec les élus de référence des services à la population.
- Contacts directs et échanges permanents avec le responsable du service petite enfance.
- Relations suivies avec l’ensemble des services de la collectivité.
- Relations régulières avec organismes extérieurs et les partenaires.
- Relations ponctuelles avec les acteurs de la vie locale.
Accueil et renseignement du public sur place, par téléphone ou par courrier
- Accueillir le public avec prévenance.
- S’exprimer clairement et correctement.
- Identifier et gérer ou reformuler la demande.
- Renseigner les interlocuteurs sur l’organisation ou le fonctionnement des activités et relayer si nécessaire vers les services ou organismes compétents.
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations.
Réalisation de travaux bureautiques
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
- Trier, photocopier et assembler des documents.
- Mettre en forme et présenter des dossiers.
- Rédiger les actes administratifs relatifs aux activités de la direction petite enfance et du service sports.
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
Réception, traitement et diffusion de l’information
- Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre.
- Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques et courriels.
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
Tri, classement et archivage de documents
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous.
- Opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents.
Suivi des activités
- Intégrer les priorités des services dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
- Informer son supérieur pour répartir et planifier les activités en fonction des contraintes des services.
- Suivre l'exécution budgétaire des services.
- Gérer et vérifier la conformité des commandes.
- Echanger avec des interlocuteurs variés (fournisseurs…).
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi.
Organisation et planification des réunions
- Organiser l’envoi des ordres du jour et des comptes rendus en concertation avec le chef de service concerné.
- Respecter les délais de transmission de documents.
La Communauté de Communes Estuaire et Sillon recherche un.e assistant.e administratif.ve accueil collectif petite enfance et sports.
Définition :
Au sein du service petite enfance composé de 4 multi accueils petite enfance : 80%
- Apporter une aide permanente à la responsable du service petite enfance, en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.
- Assister la responsable du service dans la gestion d’un ensemble de ressources et de moyens financiers, en transversalité avec les services supports (secrétariat général, comptabilité, technique, RH, communication)
Au sein du service sports : 20%
- Assister la directrice des services à la population dans la gestion administrative des gymnases intercommunautaires