Missions principales :
Accueil :
- Assure l’accueil physique et téléphonique des usagers : écoute, informe et oriente …
- Participe à l’élaboration du projet social :
• A l’écoute des usagers, permet de recueillir leurs besoins.
• Co élaboration d’un répertoire partenarial du territoire.
- Quantifie la fréquentation et repère la nature des demandes à traiter.
- Est garant de l’information visible dans la structure (affichages, dépliants, guides…) et met à jour celle-ci.
- S’assure du bon fonctionnement (ouverture/fermeture/matériel) de la mise à disposition des salles et à l’installation des usagers (professeurs d’ateliers réguliers/ associations).
Secrétariat :
- Tenue des plannings (occupations, réservations des salles/établissement des conventions…)
- Tenue du planning horaire de l’équipe et envoie au service.
- Gestion du courrier, la relation aux appariteurs.
- Rédaction des comptes rendus de réunions, courriers, certificats administratifs …
- Rédaction et suivi des contrats (prestations de services et d’achats / location de salle, de matériel…)
- Suivi et mise à jour des tableaux de bord : inscriptions / listes d’adhérents / journal des fréquentations/ feuilles de présence d’activités …
- Saisi et suivi des congés du personnel CIVIL RH / fiche d’heures de vacations / transmission des feuilles d’absence…
- Assure les demandes de travaux (Gimaweb), de fournitures, de matériel informatique (GPLI), les relations avec la société de ménage et celle de l’alarme.
- Assure le classement et l’archivage…
Suivi budgétaire et financier :
- Réalisation des bons de commande ainsi que leur suivi sur CIVIL Finances (Bons à payer, tableau TVA, rattachements…)
- Envoie des bons de commande aux fournisseurs.
- Suivi à échéance des règlements trimestriels (ateliers réguliers).
- Assure la fonction de mandataire (gestion des encaissements et suivi des régies de recettes et d’avance).
Missions occasionnelles :
- Préparation/présence au forum des associations.
- Participation éventuelle lors de différentes manifestations de la JVQ et de la ville.
- Peut assurer ponctuellement l’accompagnement et l’aide des usagers dans les démarches administratives.
- Assure l’accueil et le suivi administratif sur le dispositif estival « été en sable ».
- Accompagne les animateurs(trices) si besoin.
Compétences techniques :
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Civil Finances RH, AEM SOFT).
- Connaissances de base des finances publiques (M14).
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des services municipaux.
Aptitudes :
- Aisance relationnelle, convivialité, empathie, gestion de conflits.
- Travail en équipe.
- Discrétion professionnelle.
- Techniques de communication, de secrétariat et qualité rédactionnelle.
- Capacité d’organisation.
- Autonomie, rigueur et réactivité.
Avantages et conditions d’exercice :
Temps de travail : 38 h hebdomadaires du lundi au vendredi (soirées et week-end occasionnellement selon les évènements et nécessités de service).
Droits aux congés : 25 jours de congés + 18 jours RTTs
La Direction de la Jeunesse et Vie des Quartiers recherche un Agent d'accueil (F/H) pour une de ses Maisons de Quartiers.