Assistant de direction H/F

Les missions du poste

Contexte et missions principales :

La Direction de la recherche et des études doctorales (DRED) aide les chercheurs et enseignants-chercheurs à monter leurs projets de recherche sur le plan administratif et financier en réponse aux différents appels à projets au niveau national ou international .

De plus, elle gère l'administration de la Commission Recherche, prépare et suit l'exécution du contrat pluriannuel pour le volet recherche, apporte une aide au pilotage de la recherche et produit des indicateurs appropriés de l’activité scientifique (gestion des données relatives aux laboratoires, suivi des publications).

La Direction de la recherche et des études doctorales prend en charge l'organisation des soutenances HDR ainsi que la demande d'éméritat.

La DRED est à la recherche de son assistant de direction H/F qui sera en lien direct avec la vice-présidence recherche et la direction .

Les missions :

Assistance de direction

• Rédiger des notes techniques, préparer des synthèses et des éléments d’aide à la décision notamment en vue des réunions et rendez-vous de la vice-présidence et de la direction;

• Collecter des données, identifier des indicateurs, en assurer le suivi, compléter des bilans et des statistiques, produire des tableaux de bord ;

• Préparer, organiser la tenue des instances de recherche (réunion des DU et Directeurs d’ED, etc…) et en assurer les comptes rendus et suivi ;

• Préparer des éléments pour l’instruction de dossiers, notamment dans le cadre de réponses à des AAP, dialogues de gestion, campagnes d’accréditation HCERES et notamment l’organisation et la préparation des entretiens de la vice-présidence) ;

• Mettre en place des outils de planification et de suivi et s’assurer du respect des échéances ;

• Contribuer à la coordination entre les différents pôles de la DRED ;

• Gérer l’agenda de la vice-présidence ; organiser ses réunions et déplacements.

  
  
  

  Secrétariat de direction

  • Réceptionner, élaborer, mettre en forme, diffuser et archiver les documents administratifs ;

  • Assurer la correspondance interne et externe de la DRED (gestion des signatures) ;

  • Assurer l’accueil, l’orientation et l’information des usagers ;

  • Assurer la coordination entre la DRED et les partenaires internes et externes ;

  • Gérer les commandes de fournitures en lien avec les gestionnaires financiers ;

  • Organiser les réunions planifiées par la DRED ;

  • Contribuer, en lien avec les autres membres de l’équipe, aux autres activités quotidiennes de la DRED

  • Assister les pôles de la DRED, selon des besoins et après concertation avec la Vice-Présidente ou la directrice

Le profil recherché

Savoir - Faire :

- Qualités rédactionnelles élevées

-Sens de l’organisation

-Autonomie

-Esprit analytique et synthétique

-Rigueur

-Savoir rendre compte

-Gestion du temps, savoir anticiper, sens de la planification

-Réactivité et efficacité

-Maitrise des outils bureautiques dont Microsoft Office, culture internet (tableaux dynamiques croisés, filtres, extractions…), outils de visioconférence.

Savoir-être :

Force de proposition

Savoir travailler en équipe

Sens relationnel

Aisance en communication

Discrétion (confidentialité)

Diplôme(s) souhaité(s) : Minimum Bac +2
Expérience souhaitée : 1 an minimum

Date de prise de poste : 3 mars 2025

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie B

Localisation du poste : 15 quai claude Bernard 69007 Lyon

Rémunération mensuelle brute : 1930€ + négociable selon expérience + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 51 jours ouvrés de congés par an selon le rythme de travail
• Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois
d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et
évolution professionnelle.
• Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel
(Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation

L'entreprise

Située au coeur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l’Université de Lyon, elle accueille près de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en oeuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.