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Notre client, un cabinet d'avocats recherche un Office Manager F/H
Dans le cadre de l'ouverture du bureau de Paris, vos missions seront :
Le Responsable Administratif de Bureau supervise la gestion quotidienne du bureau, y compris, mais sans s'y limiter, les secrétaires, l'accueil, les installations et les services généraux, ainsi que la gestion matricielle des équipes IT/AV et des services de conférence. Ce poste est la personne de référence du bureau et veille au bon fonctionnement des opérations administratives. Il relève du Senior Manager, avec un lien fonctionnel avec le Senior Manager des Opérations des Services Secrétariaux Mondiaux et le Managing Partner du Bureau.
FONCTIONS ESSENTIELLES :
Gestion
- Supervise au quotidien les équipes secrétariat, accueil et services généraux, ainsi que la gestion matricielle des équipes IT/AV et services de conférence.
- Gère les affectations des équipes, les congés et la couverture des besoins, le flux de travail, la formation et les attentes en matière de performance des Assistants Juridiques Exécutifs. Effectue des évaluations de performance biannuelles.
- Organise des réunions individuelles régulières et participe aux réunions régionales des secrétaires avec les membres de l’équipe de Londres.
- Collabore avec le service RH pour gérer et résoudre les problèmes de performance et de relations avec les employés.
- Représente le bureau auprès des services de gestion de l’entreprise et sert de point de contact pour la communication et la coordination.
- Travaille en étroite collaboration avec le service RH pour proposer des sources de recrutement et participe au processus d’entretien des candidats potentiels selon les besoins.
- Coordonne l’intégration des nouveaux membres du support administratif avec la direction du secrétariat de Londres. Collabore avec le département de recrutement juridique pour soutenir l’intégration des nouveaux associés et partenaires latéraux.
- Travaille en partenariat avec le Managing Partner du Bureau pour soutenir le plan stratégique du bureau.
Engagement social et implication communautaire du bureau
- Organise et anime de manière proactive des événements sociaux ludiques et créatifs afin d’accroître l’engagement, renforcer les relations et maintenir le moral du bureau.
- Collabore avec les équipes des services de conférence et d’événements pour organiser des événements à l’échelle du bureau (appréciation du personnel, fête de fin d’année, etc.), ainsi que d’autres réunions ou événements internes et clients.
- Initie, organise, facilite et participe aux actions de service communautaire soutenues par le cabinet ou le bureau local.
Gestion des fournisseurs
- Négocie avec les prestataires et fournisseurs du cabinet. Gère et supervise tous les prestataires et fournisseurs.
- Réalise des examens réguliers des fournisseurs et des contrats en place pour garantir un niveau de service optimal. Recommande des changements et veille à la transition fluide vers de nouveaux fournisseurs si nécessaire.
Gestion des installations
- Recommande l’affectation des bureaux pour les associés, avocats, paralégaux et autres membres du personnel administratif au Managing Partner du Bureau.
- Planifie et exécute tous les déménagements internes pour minimiser les perturbations des opérations du cabinet.
- Gère la relation avec le gestionnaire immobilier pour les services du bâtiment au quotidien.
- Expert local en la matière et référent local pour les travaux d’aménagement et/ou déménagements du bureau. Coordonne avec les prestataires locaux et autres personnels du cabinet pour mettre en œuvre les plans.
- Travaille avec les responsables des opérations du cabinet pour s’assurer que toutes les pages Infonet des opérations sont à jour, notamment celles relatives au bureau local, à la continuité des activités et aux procédures d’urgence.
- Assure la sécurité des bâtiments et de l’immobilier du cabinet.
- Supervise les baux et éventuelles sous-locations, répond aux demandes des sous-locataires et coordonne les projets d’amélioration des locaux.
Finance
- Maintient des contrôles financiers adéquats et participe à l’élaboration du budget annuel en collaboration avec le Managing Partner du Bureau et le Directeur de l’Administration du Bureau.
Continuité des activités
- Travaille avec le Responsable de la Continuité des Activités pour développer, maintenir et communiquer les spécificités locales de tous les plans de continuité des activités en cas d’urgence, de catastrophe ou de pandémie. Organise et supervise les exercices d’évacuation d’urgence ainsi que la formation aux gestes de premiers secours (CPR/AED) pour le personnel administratif.
- Met en place une politique environnementale pour le bureau.
- Veille à la santé et à la sécurité du bureau et met en œuvre une politique de santé et de sécurité garantissant la conformité aux lois et réglementations en vigueur.
Projets
- Réalise des projets ponctuels connexes selon les besoins.
Profil :
- 5-10 d'expérience en gestion de secrétariat juridiques et/ou support administratif
- Bilingue Anglais
Rémunération 60-80k€ selon expérience