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ACTIVITES PRINCIPALES
TRONC COMMUN « Gestionnaire »
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,
Conseiller les usagers et agents sur les procédures,
Collecter et traiter des données spécifiques à son domaine d'intervention dans le respect des procédures définies,
Gérer un portefeuille de dossiers en tenant compte des objectifs, moyens, contraintes et des échéances,
Participer à la réalisation des diagnostics sectoriels, à l’élaboration de scénarios prospectifs et à la rédaction de cahiers des charges techniques,
Instruire les dossiers (régularité juridique, administrative et comptable),
Rédiger les documents administratifs, les notes d’information, les comptes rendus et/ou procès-verbaux de réunion,
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité,
Coordonner les activités avec les partenaires,
Participer à l’élaboration des marchés publics et à l’analyse des offres,
Rechercher et diffuser des informations,
Synthétiser et présenter des informations,
Vérifier la validité des informations traitées,
Créer et renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
Contribuer à la réalisation des rapports d’activité,
Détecter et résoudre les anomalies identifiées,
Alerter sur les anomalies, les dysfonctionnements et les risques,
Aider à la mise en place de supports de communication.
ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES
Commercialisation des espaces économiques (ZAE) du TCO et suivi des entreprises :
Commercialisation des espaces économiques créés ou libérés, rédaction des documents, instruction des dossiers d’entreprise (volet économique, environnemental, technique),
Suivi des entreprises locataires du TCO de la commercialisation jusqu’à la conception du bâti ; accompagnement dans leurs démarches (dépôt du permis de construire, suivi architectural, mise en place et gestion des contrats, etc)
Rédaction de notes et d’analyses et présentation auprès des élus et partenaires.
Observation des zones d’activités économiques et mise à jour des données :
Mise à jour des données sur les espaces économiques commercialisés (foncier, local...) de l’EPCI sur le SIG .
Autorisations Urbaines et Modernisation des Zones d'Activité Économique :
Traitement et suivi des autorisations d’urbanisme.
Appui à la gestion locative des locaux et parcelles de l’EPCI dans ses zones d’activités :
Suivi des entreprises locataires de l’EPCI,
Appui à la rédaction et à la gestion des contrats,
Rédaction de notes et d’analyses et présentation auprès des élus et partenaires.
ACTIVITÉS SECONDAIRES
Déploiement d’action(s) de terrain dans les ZAE,
Élaboration, suivi et gestion des marchés publics dans le cadre des ZAE,
Co-construction des budgets et des lignes budgétaires associées au service.
Légende : I : Initiation P : Pratique M : Maîtrise E : Expertise
COMPETENCES PRINCIPALES
Connaissances
Environnement territorial (M)
Organisation et services de l’EPCI (M)
Instances, processus et circuits de décision de l’EPCI (M)
Environnement professionnel du/des domaines d’activité (acteurs, partenaires, etc.) (M)
Enjeux, évolutions et cadre normatif du/des domaines d’activité (M)
Gestion administrative (M)
Règles budgétaires et comptables (P)
Marchés publics et achats (P)
Techniques de prise de notes (M)
Techniques de numérisation (M)
Méthode de classement et d'archivage (M)
Savoir-faire
Outils bureautiques et environnement Web (M)
Utiliser des logiciels et des progiciels (M)
Rédiger des documents administratifs (notes, rapports, synthèses, comptes rendus etc…) (M)
Réaliser un reporting écrit et/ou oral (tableaux de bord, indicateurs etc…) (M)
Assurer la gestion administrative des contrats le cas échéant (M)
Assurer la planification et le suivi des dossiers (M)
Gérer un budget (P)
Gérer et actualiser une base d'informations/fonds documentaire (M)
Rechercher les informations utiles dans les fichiers, bases documentaires (M)
Recevoir et orienter les demandes dans le respect des normes en vigueur (M)
Travailler en équipe (M)
Gérer le stress (M)
Gérer un conflit (M)
Archiver des documents (M)
Assurer une veille informationnelle et réglementaire (M)
Savoir-être
Esprit d’analyse et de synthèse
Autonomie
Rigueur
Organisation
Réactivité
Sens relationnel
Esprit d’équipe
Force de proposition
Diplomatie
Discrétion
Adaptabilité et flexibilité
Ponctualité
COMPETENCES SPÉCIFIQUES
Connaissances
Modes de fonctionnement des partenaires (services déconcentrés de l'État, Éducation nationale, associations, universités, office municipal des sports, sociétés sportives professionnelles, entreprises, etc.) (M)
Contexte économique local (entreprises, SEM, commerces, chambres consulaires) (M)
Faciliter la mise en relation avec les partenaires locaux (M)
Savoir-faire
Techniques de négociation et d'animation (M)
Gestion des biens et des occupants (M)
Niveau d'études minimum requis : Diplôme de niveau 4 ou équivalent et/ou justifier d’une expérience d’au moins un an sur des fonctions similaires.
DÉFINITION MÉTIER
Le/La Gestionnaire administratif(ve) prend en charge toutes les opérations administratives de son domaine d'activité. Il/Elle assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. Il/Elle a pour mission de gérer les dossiers transversaux et participe à des activités propres au poste occupé. Il/Elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la direction, suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation. Il/Elle est chargé(e) de mettre en place et de faire appliquer l’ensemble des règles et procédures dans le service ou la direction. Il/Elle recherche les informations (règlements, lois, etc.), les traite et les diffuse aux collaborateurs des services concernées. Il/Elle joue un rôle d’interface au sein de l'établissement.
FINALITÉ DU POSTE
Le/La Gestionnaire de dossiers assure à la fois l’accueil des demandes des entreprises en matière de foncier économique et d’immobilier d’entreprise et leur suivi, ainsi que la commercialisation des espaces économiques créées ou libérés. Il/Elle collabore à la gestion locative des locaux et des parcelles de l’EPCI dans ses Zones d’Activités Économiques (ZAE) ainsi qu’à la mise à jour de l’observation des zones, en lien notamment avec le service commun SIG et l’observatoire fiscal.
CONDITIONS D’EXERCICE
Lieu d’affectation : Siège (Le Crayon).
Bureautique : Poste de travail, Logiciels métier, Téléphone mobile.
Certification/Brevet/Permis : Permis B.
Temps de travail : Complet.
Cycle horaire : fixe (35/39h) ou variable (37h30).
Date prévisionnelle de prise de poste : 01/05/2025.