Postée il y a 4 heures
Activités principales:
• Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Orientation des entreprises et administrés vers les services concernés
• Traitement et suivi administratif
- Enregistrement des courriers arrivés et départs (gestion de la boîte mail à tour de rôle par semaine)
- Frappe des courriers et traitement par envoi électronique
- Mise à la signature des courriers et documents via i-parapheur
- Traitement des factures
- Gestion des bons de commande
• Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Elaboration des registres de dépôts, PV, tableaux de candidatures et d’offres
- Frappe des courriers de convocation des CAO + transmission aux élus et aux services
- Préparation de l’ordre du jour
Activités spécifiques:
- Contrôler les dossiers envoyés au contrôle de légalité
- Préparer les bordereaux Sous-préfecture « marchés et notifications »
- Transmission dématérialisée
- Notification des marchés avec les entreprises
- Suivi des tableaux de bord
- Etablir les fiches de recensement
- Préparer les avis d’attribution pour les journaux locaux
- Envoyer les avis d’attribution par Mail et AWS
- Exemplaire unique
- Recensement des marchés notifiés de l’année en cours
- Préparer la liste des décisions pour le Conseil Municipal (1 par trimestre)
- Mise en œuvre des actions spécifiques des cellules (en lien avec le Responsable)
Formations et qualifications obligatoires:
- Niveau BAC minimum
Savoir:
- Connaissances dans le domaine du marché public (appréciés)
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance des règles administratives, juridiques et budgétaires applicables en collectivité territoriale
- Connaissance de la collectivité et de son fonctionnement
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Libre Office,Internet, Intranet,I-Delib …)
Savoir-faire:
- Etre capable d’apporter un appui technique dans la constitution des dossiers de marché public
- Etre capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
Savoir être:
- Capacité rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l’initiative
- Polyvalente
- Dynamisme
- Motivation
L’assistant(e) administratif(ve) des marchés publics assure l’accueil, réceptionne et oriente les correspondants selon leurs demandes. Il/Elle fournit les renseignements souhaités et assure le suivi administratif des dossiers de Marchés publics. Il/Elle participe à toutes les phases en lien avec la procédure des marchés.
Temps complet : 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).