Le groupe hospitalier Paul Guiraud (GHPG), établissement support du GHT « Psy Sud Paris », assure une mission de service public en psychiatrie adulte dans le Val-de-Marne et les Hauts-de-Seine. Il comprend une unité pour malades difficiles (UMD) et une unité hospitalière spécialement aménagées (UHSA) spécialisée dans la prise en charge des détenus.
Deux instituts de formation (IFSI & IFAS) y sont rattachés.
Missions du poste
La secrétaire est à l'interface entre l'unité des consultations somatiques, les patients, les soignants, les prescripteurs et les services cliniques. Elle contribue à la prise en charge globale des patients par la maîtrise des techniques de communication, la maîtrise des outils informatiques, sa connaissance des parcours patients, la continuité de la prise en charge administrative (convocations, rendez-vous, bonne tenue du DPI, création et suivi des tableaux de bord, saisie pour facturation, archivage)
Activités permanentes :
- Accueil physique et téléphonique des patients et des accompagnants
- Réception des demandes de consultations, d'examens et programmation dans l'agenda partagé Outlook
- Réalisation des prises de rendez-vous avec les services cliniques conformément à la procédure, après vérification des informations administratives (identitovigilance)
- Conception et rédaction d'activités relatives à son domaine d'activités (tableaux de bord, compte rendus)
- Saisie des données liées à l'activité de consultation
- En articulation avec le technicien en imagerie médicale, gestion des films radio (départ pour interprétation et retour dans le service) et insertion des comptes-rendus radiographiques dans Dxcare.
- Gestion et coordination médico-administrative (agenda partagé, gestion doodle, événements dans le pôle)
- Gestion des courriers, dossiers, documents de son domaine d'activités (enregistrement, scan documents dans DPI, tri, diffusion, archivage)
- Saisie de l'activité médicale et paramédicale pour facturation en lien avec le DIM (Cpage)
- Gestion administrative de la tenue des séjours MCO
- Participation à la rédaction et à l'amélioration des procédures internes, des documents d'ETP
- Participation à la mise en place de nouveaux outils, de nouvelles activités (affichages, journées)
- Participation à des groupes de travail et développement de sa réflexion sur l'amélioration de ses pratiques professionnelles
- Actualisation de ses connaissances en lien avec l'évolution des outils, des logiciels métiers et des parcours patients.
Activités spécifiques : (secrétariat médical)
- Rédaction des comptes rendus médicaux (échographies)
- Relai de l'encadrement dans la mise en place documentaire, son suivi et toutes actions relevant de la Démarche-qualité
Expérience souhaitée sur poste équivalent en établissement de santé, centre de santé
Connaissance des maladies mentales appréciable.
Des formations sont envisageables à la prise de poste, en lien avec les spécificités du service.
Compétences :
- Savoir s'adapter, accueillir et orienter les personnes soignées présentant des maladies psychiatriques
- Capacité à organiser son travail en lien avec les différents collaborateurs médicaux et paramédicaux
- Mise en place et utilisation d'un système de gestion documentaire et d'archivage (organisation et classement des données, documents, notes)
- Capacité à élaborer, adapter, optimiser l'agenda des rendez vous
- Maîtrise des outils bureautiques standards
- Savoir utiliser les logiciels métier et les outils collaboratifs (agenda partagé, DPI)
Qualités :
- Devoir de réserve et discrétion professionnelle
- Aisance communicationnelle
- Gestion des aléas et de l'imprévu
- Maîtrise de soi
- Capacité d'écoute
Horaires :
Durée : 38 H selon accords locaux, soit 7H36/ jour du lundi au vendredi
Repos Week end et jours fériés
Mobilité demandée au sein du dispositif de soins
Contrat :
Contractuel ou fonctionnaire
CDD 6 mois renouvelable
Expérience souhaitée sur poste équivalent en établissement de santé, centre de santé
Connaissance des maladies mentales appréciable.
Des formations sont envisageables à la prise de poste, en lien avec les spécificités du service.
Compétences :
- Savoir s'adapter, accueillir et orienter les personnes soignées présentant des maladies psychiatriques
- Capacité à organiser son travail en lien avec les différents collaborateurs médicaux et paramédicaux
- Mise en place et utilisation d'un système de gestion documentaire et d'archivage (organisation et classement des données, documents, notes)
- Capacité à élaborer, adapter, optimiser l'agenda des rendez vous
- Maîtrise des outils bureautiques standards
- Savoir utiliser les logiciels métier et les outils collaboratifs (agenda partagé, DPI)
Qualités :
- Devoir de réserve et discrétion professionnelle
- Aisance communicationnelle
- Gestion des aléas et de l'imprévu
- Maîtrise de soi
- Capacité d'écoute
Horaires :
Durée : 38 H selon accords locaux, soit 7H36/ jour du lundi au vendredi
Repos Week end et jours fériés
Mobilité demandée au sein du dispositif de soins
Contrat :
Contractuel ou fonctionnaire
CDD 6 mois renouvelable