Descriptif du poste
Collaborateur / trice) direct(e) du Directeur général et de la Directrice générale déléguée, vous serez en relation avec l'ensemble des services de la Banque, de ses succursales et de la maison mère située à l'étranger.
Interface des dirigeants ainsi que de leur environnement (clients, relations, partenaires) ; confiance, loyauté et discrétion sont indispensables pour ce poste
Vos missions principales sont les suivantes :
Assistanat :
- Gestion des agendas des deux dirigeants
- Accueillir et orienter les visiteurs des deux dirigeants
- Constitution et préparation des dossiers des Conseils d'administration et Assemblées générales.
- Organisation en lien avec la logistique des réunions du conseil.
- Réalisation de mailing
- Gestion des demandes
- Préparation de certaines réunions et réalisation des comptes rendus
- Organisation des déplacements
- Communication : en coordination avec la direction générale
o En interne : personnel de la Banque (France, siège et succursales étrangères)
o En externe: clients privilégiés de la Banque, Ambassades à Paris, administration française
(ex la Banque Centrale), prestataires extérieurs, (commissaires aux comptes, avocats, etc.)
Administration :
- Classement et archivage des courriers et des documents
- Gestion de l'enregistrement (logiciel) des signatures autorisées
- Support des ressources humaines entre Paris et le Siège
- Coordination avec les autres services de la banque et des sociétés extérieures (achat, traduction, etc.)
Profil recherché
Formation supérieure Bac +2/3, vous avez une expérience solide d'Assistant(e) de Direction.
Vous êtes parfaitement à l'aise avec la rédaction en français comme en anglais. Une connaissance métier dans le domaine financier (banque, société de gestion.) serait appréciée.
Diplomate et proactif(ive) vous savez faire preuve d'initiative et de pragmatisme. Organisé(e), engagé(e), et polyvalent(e) vous avez le sens du service, savez anticiper, gérer les priorités.
Vous avez un sens aiguisé de la confidentialité, une excellente expression orale et écrite ; votre orthographe est irréprochable dans les deux langues.
A l'aise avec l'informatique vous maîtrisez le Pack Office.
Compétences attendues
Langues : Parfaitement bilingue français/ anglais
Savoir être : écoute, adaptabilité, grand sens de la confidentialité et du service, diplomatie,
gestion du stress, rigueur
Savoir faire : gestion des priorités, rédaction
Experience: 10 An(s)
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Modalités d'accueil,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information
Langues: Anglais exigé
Qualification: Cadre
Secteur d'activité: Autres intermédiations monétaires
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 10 An(s)
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Modalités d'accueil,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information
Langues: Anglais exigé
Qualification: Cadre
Secteur d'activité: Autres intermédiations monétaires
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.