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Assurer le secrétariat (accueil, frappe, gestion d'agenda, classement). Préparer et suivre des dossiers spécifiques.
Détail des activités
Activités principales spécifiques à la Mission :
Réception, interprétation avec le prévisionniste de Météo France, rédaction et diffusion interne des alertes météorologiques. Transmission téléphoniques de ces mêmes alertes à tous les organisateur-rices externes et internes de manifestions sur le domaine public. Elaboration du tableau hebdomadaire des manifestions extérieures et transmission aux CoC et aux cadres de la PMS.
Organisation du planning mensuel des commissions de sécurité avec les préventionnistes du SIS67, mise en forme, recherches des données complémentaires et procès-verbaux sur le logiciel du SIS67, diffusion des plannings et de leurs nombreuses actualisations en interne, rédaction et diffusion des convocations aux élus, lien entre les élus et les pompiers quant à l'organisation temporelle des visites, gestion du Google drive d'inscription avec les différents groupes politiques, statistiques de participation.
Gestion de l'extranet météorologique : lien avec le/la titulaire du marché, interface avec les 170 utilisateur-rices internes, gestion des accès et mots de passe.
Elaboration du planning annuel des Coordonnateur-rices opérationnel-les de crise (CoC) : administration de l'espace Sharecan dédié, rédaction et mise à jour du planning des permanences, transmission, gestion hebdomadaire de la mallette et du téléphone de permanence.
Mise à jour de toutes les annexes opérationnelles des plans de secours et annuaires de crise : à minima annuellement pour les partenaires externes et au fil des modifications organisationnelles et recrutements pour les partenaires internes et collectivités de l'EMS.
Administrer les données et leur mise à jour sur les logiciels géomatiques Elyx et l'Opendata.
Activités principales d'assistanat :
Proposition, organisation, mise en œuvre, gestion et suivi d'outils d'espaces partagés (Sharecan) - administration autonome de plusieurs espaces (permanences, coordonnateurs op de crise, manifestations) et du Google drive des commissions de sécurité.
Gestion en appui du service comptable des crédits de la Mission avec notamment le suivi autonome du marché de prestations météorologiques et le suivi calendaire du budget du SIS67 : suivi des engagements, des périodes de marchés, contacts avec les partenaires.
Actualisation et gestion des informations relatives à la sécurité civile disponibles sur les sites internet de la collectivité, en lien avec les webmaster-rices.
Rédaction, saisie et mise en forme de divers courriers, notes et documents en veillant au respect de la charte graphique et mise en forme et cohérence graphique et opérationnelle du Plan Communal de Sauvegarde et des annexes spécifiques.
Accueil téléphonique et physique de la Mission.
Gestion des agendas des collaborateur-rices.
Constitution et suivi des dossiers en cours et des contacts, classement, archivage.
Organisation et préparation des réunions.
Suivi des courriers et courriels, et des délibérations.
Activité secondaire :
Assurer la synthèse des déclarations de manifestations, la préparation du tableau hebdomadaire général et sa diffusion sur Sharecan en l'absence de la personne en charge de cette tâche à la Police municipale.
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.