Postée il y a 15 heures
1. Préparation et suivi des séances du Conseil municipal
• Respecter le processus d’organisation des CM
(Élaborer le planning, suivre les projets de délibération, Élaborer l’ordre du jour et procéder à l’affichage règlementaire, Établir et transmettre les convocations, planifier les réunions de travail, prendre des notes et rédiger le compte rendu des séances, finaliser les délibérations, assurer la télétransmission au contrôle de légalité des actes administratifs des différents services et transmettre les accusés de réception à ces services)
• Assurer la numérisation des processus administratifs des assemblés et de l‘organisation des élus.
2. Assistance au DGS et au Maire
• Assistance à l’organisation du Maire et du DGS
(Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous rappeler les informations importantes et transmettre les messages, organiser les déplacements, organiser les réunions de travail demandées…)
• Relire les documents et actes proposés au Maire et au DGS et informer les services émetteurs des corrections ou adaptations nécessaires.
• Gestion des dossiers de sécurité des ERP engageant la responsabilité du Maire
(Déclencher ou gérer les convocations des établissements, assurer le suivi des relations avec le Centre de prévention, rédiger les mises en demeure et/ou arrêtés de fermeture administrative des ERP.)
3. Gestion administrative et bureautique
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
(Préparer les éléments nécessaires pour répondre à certains courriers, ou proposer une réponse, prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers, organiser le classement des dossiers...)
• Accueil téléphonique et physique
(Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent, accueillir les administrés ayant rendez-vous avec les élus ou la direction générale au sein de la mairie…)
• Organisation et planification de réunion
(rédiger les ordres du jour, identifier et préparer les informations et les pièces nécessaires, gérer la logistique, réaliser et/ ou relayer les comptes-rendus des réunions et toute autre information provenant des entités extérieures…)
4. Contrôle et rédaction des actes administratifs
• Contrôler et rédiger des arrêtés du Maire en collaboration avec le service juridique
(Notamment ceux relatifs aux délégations de pouvoir et de signature, la police et la sécurité sur le territoire, le domaine skiable, le PIDA et le PIDA routier…)
• Contrôler et numéroter les arrêtés de voirie soumis par les services compétents et assurer le retour auprès des services concernés sur les points de non-conformité pour ajustement
• Réalisation des arrêtés d’occupation du domaine public (ODP) liées aux activités économiques (sauf travaux)
• Suivi des conventions inhérentes aux dossiers et domaines d’intervention confiés au secrétariat général
• Gestion des baux inhérents aux logements communaux
• Télétransmission de tous les actes le nécessitant
5. Gestion du protocole et de manifestation
• Respecter le processus d’organisation des événements et du protocole
(Planifier les évènements et les inscrire dans l’agenda général de la collectivité, gérer les invitations, organisation complète les manifestations confiées au secrétariat général et des cérémonies commémoratives…)
6. Gestion des archives
(Collecter et classer régulièrement les dossiers à archiver des différents services, inventorier les documents, gérer les éliminables ,conserver, c'est-à-dire protéger les documents archivés de tout ce qui pourrait menacer leur intégrité, rendre possible la consultation du contenu des documents…)
Niveau : BTS / licence ou Bac Professionnel ou Général avec expérience
Assure la préparation, l’organisation et le suivi des réunions du Conseil Municipal et des assemblées des entités extérieures.
Apporte assistance au Maire et au DGS en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement, suivi de dossiers et notamment le protocole.
Veille à la sécurisation administrative et juridique des actes proposés à la décision des élus.