Apporter un appui au directeur pour l’organisation de son activité :
- Gérer les appels téléphoniques et assurer l’accueil physique des interlocuteurs internes et externes
- Elaborer le planning des rendez-vous et des réunions de travail dans le respect des priorités définies en concertation avec le directeur ; en assurer la logistique
- Organiser la gestion du courrier : réception, diffusion, suivi des réponses apportées, gestion via le logiciel Maarch, gestion des listes de diffusion, mise en conformité et suivi de la RGPD
- Assurer la prise de notes, la mise en forme de courriers et de documents
- Organiser, notamment en appui avec les responsables de site, l’accueil des nouveaux arrivants (permanents, emplois saisonniers et stagiaires
- Organiser les déplacements et la gestion des frais inhérents (Notilus)
Assurer un suivi des activités de la direction :
- Assurer la circulation de l’information (diffusion de notes internes et de documents transverses, congés et absences)
- Assurer un rôle de veille, de contrôle et de relance pour le respect des délais de traitement des dossiers (notes de l’Administration et du Cabinet, conventions de partenariat structurantes, rapports session et commission permanente…)
Assurer la gestion de dossiers transverses à la direction :
- Assurer le pilotage de l’archivage des données, dans le cadre du protocole d’archivage, pour les archives « papier » et numériques : gestion du plan de classement des données numériques, rédaction des bordereaux d’élimination et de versement des archives, gestion du préarchivage
- Intervenir en appui des contributeurs (responsables de site et équipe de direction) pour le suivi du document unique d’évaluation des risques professionnels
Compétences requises
- Bon niveau de culture générale et administrative
- Intérêt pour le domaine de la culture et du patrimoine
- Bonne maîtrise des outils informatiques
Profil
- Polyvalence
- Capacité d’initiatives et d’autonomie.
- Capacité rédactionnelle
- Capacité de travail en équipe
- Discrétion professionnelle
- Rigueur et exigence dans la mise en œuvre des actions
- Permis de conduire B
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Spécificités liées au poste
- Polyvalence en raison du travail en réseau selon des champs d’activités variées
La direction du patrimoine et des musées met en œuvre la politique du Département en faveur de la connaissance, la préservation et la valorisation des patrimoines manchois (architectural, mobilier, archéologique, vernaculaire).
La direction investit le champ du patrimoine historique et architectural à travers le soutien financier auprès d’opérateurs dans le domaine du patrimoine. Elle accompagne les propriétaires et établissements publics, les propriétaires privés, associatifs pour la conservation et la valorisation du patrimoine immobilier et mobilier.
À travers la gestion d’un réseau de sites patrimoniaux et de musées, elle valorise l’histoire du département et des Manchois.
Sept sites sont gérés en régie : la Maison Jacques Prévert (la Hague), la batterie d’Azeville, la ferme-musée du Cotentin à Sainte-Mère-Eglise, l’abbaye de Hambye, l’écomusée de la baie du Mont Saint-Michel à Vains, le musée de la céramique-centre de création à Ger, l’île Tatihou à Saint-Vaast-la-Hougue. Trois sites sont gérés en partenariat avec des collectivités locales : la Maison natale J.F. Millet (la Hague/Gréville-Hague), les fours à chaux du Rey et le château de Regnéville-sur-Mer.
La direction est structurée selon deux services (Réseau des sites et musées, île Tatihou) et deux pôles (le pôle administratif, budgétaire et comptable et le pôle patrimoine et territoires).
Finalité du poste
Collaborateur/trice du directeur du patrimoine et des musées, l’assistant(e) de direction est chargé(e) de lui apporter un appui dans l’organisation de ses activités et sur la gestion de dossiers transverses à la direction. Il/elle assure un rôle de référent permettant la circulation de l’information, le respect des délais, la prise en charge de dossiers.
Particularité de la direction du patrimoine et des musées, le personnel travaille à Saint-Lô, à la Maison du Département (16 personnes), et sur le territoire départemental au sein des 7 sites et musées gérés en régie (44 personnes). A cet effet, il existe des missions de relais et de coordination de Saint-Lô vers les sites, en relation avec l’équipe de direction et notamment la responsable du service Réseau des sites et musées et du responsable du service de l’île Tatihou.
Dans le champ du patrimoine, de nombreux acteurs publics (collectivités et institutions) et privés (personnes privées, associations) interagissent avec le Département.