1/ Assurer l'accueil physique et téléphonique, gestion de l'agenda du président :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers et des interlocuteurs des directions (partenaires, représentants institutionnels)
* Organiser le lien avec les élus à travers leurs assistants respectifs
* Assurer le suivi des agendas et du calendrier des différents évènements
2/ Préparation des différentes réunions et réalisation des comptes rendus :
* Organiser des réunions, des séances de travail et en assurer la logistique
* Assurer la réservation des salles, matériels, voitures
* Saisir et mettre en forme des documents utiles aux réunions des directions
* Réaliser des recherches documentaires diverses
3/ Constitution et préparation des dossiers :
* Élaborer des documents nécessaires à la constitution des dossiers
* Rédiger des notes, synthèses, documents divers
* Assurer le suivi des absences, des déplacements, le traitement du courrier
* Concevoir, suivre, harmoniser et mettre à jour des procédures internes
* Réaliser et mettre à jour des états, tableaux de bord, tableaux de pilotage
* Assurer la diffusion des communications et des informations
Avoir une connaissance des institutions, des pratiques de la collectivité (les chartes en vigueur et les protocoles)
* Connaître le règlement, être relais, orienter et accompagner différents interlocuteurs dans leurs demandes, en veillant à l'application des protocoles en vigueur
* Être discret et diplomate dans ses interactions avec les partenaires internes et externes
* Être force de proposition pour améliorer le fonctionnement administratif global du pôle.
Assurer le secrétariat du président de la Communauté de communes et de élus