Postée il y a 22 heures
L'agent assure l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public.
Missions :
1) Accueil téléphonique et physique :
- Proposer un accueil de qualité
- Comprendre les demandes
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes auprès des interlocuteurs
- Renseigner, filtrer et orienter les usagers vers les interlocuteurs concernés (interne et externe)
- Gérer les situations de stress et les publics difficiles
Domaines variés : demande de renseignements sur les associations, ramassage des poubelles, déchèterie, demande d'intervention des services techniques, sur les manifestations, transport scolaire...
2) Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Répondre aux différents mails et/ou transfère aux services concernés
3) Courriers et agendas : Mairie et Communauté de Communes
- Affranchir le courrier
- Tenir l'agenda de M. le Maire / M. le Président de la Communauté de Communes
4) Gestion des salles communales (actualisation journalière) :
- Etablir le planning de réservation des salles
- Suivre administrativement et comptablement les locations de salles (correspondance, contrats, registre, régie ...)
- Préparer les convocations pour la réunion annuelle de réservation des salles
- Ouverture et fermeture le midi de l'espace Martial TAUGOURDEAU
- Être en charge des débits de boissons (temporaire)
5) Régie culturelle :
- Suivre les inscriptions et les encaissements pour les divers évènements.
6) Gestion des fournitures (Ville et Communauté de Communes)
- Tenir un planning à l'année des dates de commandes (à communiquer aux agents) et veiller au bon respect de celle-ci
- Se coordonner avec la comptabilité
- Anticiper les besoins en fonction du stock
- Réceptionner, vérifier et ranger les commandes
- Être en charge de la distribution des fournitures dans les services
7) Travaux administratifs et bureautiques :
- Divers petits travaux de bureautique (étiquettes, ...)
- Actualiser régulièrement le listing des associations, l'annuaire ainsi que les différents répertoires (téléphonique, et adresses mails professionnelles)
- Classer et mettre à jour la documentation mise à disposition des usagers
- Mettre sous-pli différents documents
- Gérer les divers bulletins d'inscriptions qui sont à retourner à l'accueil de la Mairie
8) Gestion des objets trouvés / perdus
- Renseigner le registre de suivi des objets perdus
Contraintes et difficultés particulières du poste :
- Multiplicité des tâches
- Rythme de travail variable : travail pouvant connaître des périodes plus intenses que d'autres
- Ambiance sonore : téléphone, photocopieur, espace ouvert ...
- Contraintes visuelles : travail sur écran, éclairage...
- Gestes répétitifs : utilisation du clavier, souris
- Utilisation d'un casque audio
Compétences et technicité, aptitudes exigées :
Savoir et Savoir-faire :
- Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Courtoisie et bonne présentation
- Sens de l'accueil et du relationnel
- Capacité à bien communiquer et écouter
- Être organisé, polyvalent, patient et disponible
- Se montrer à l'aise avec les outils de bureautique (word, excel, outlook)
- Discrétion, neutralité et confidentialité
- Autonomie, ponctualité
- Être synthétique
La communauté de Communes du Bonnevalais regroupant 19 communes
rurales (Eure et Loir - 28) recherche un Chargé d'accueil (H/F) à temps complet pour l'accueil de la collectivité.
Filière Administrative / Grade d'Adjoint Administratif / Catégorie C.
L'agent sera hiérarchiquement rattaché au Responsable du service Accueil et sera placé sous l'autorité de la Secrétaire Générale.