L’agent est amené à effectuer l’ensemble des tâches du service et demande adaptation et polyvalence.
L’accueil du public :
Gérer les accueils téléphoniques et physiques des différents publics.
Orienter et informer les usagers et administrés.
Gérer la prise de messages téléphoniques
Assurer l’accueil des familles pour les nouvelles inscriptions scolaires :
Suivi avec les directeurs (trices) des différentes écoles publiques.
Enregistrement sur base élèves des nouveaux inscrits
Suivi des passages de classes
Assurer et délivrer les cartes de bus
Les activités administratives :
Mise en place de la gestion et diffusion du courrier
Recense, prépare et édite les documents
Suivi des pointages et enregistrements des données pour la facturation, pour les dossiers de subvention et à des visées statistiques,
Application des règles administratives.
Gestion du portail informatique CIVIL ALSH
Création des dossiers familles, périodes d’activités, des inscriptions aux différents temps de loisirs, restauration scolaire, périscolaires…
Assurer le suivi des dossiers administratifs des séjours de vacances (Direction Enfance Jeunesse):
Préparation et suivi des dossiers familles
Suivi des paiements échelonnés
Assurer le suivi administratif des dossiers Accueils collectifs de Mineurs (Direction Enfance Jeunesse) :
Préparation des classeurs de site en fonction des périodes et mise à jour régulière.
Traitement des fiches mensuelles et collecte des éléments horaires du temps de travail animateurs et directeurs.
Assurer le suivi des dossiers d’inscription à la restauration et aux accueils périscolaires (Direction Affaires Scolaires) :
Classement des fiches signalétiques des différentes écoles.
Préparation et édition des documents liés au suivi sur les différents sites scolaires
Traitement des fiches mensuelles de la restauration et des activités périscolaires.
Suivi des conventions de mise à disposition des structures Enfance Jeunesse
Vérification de la faisabilité auprès des responsables de structures
Établissement de la convention et mise en signature
Suivi avec les associations ou services municipaux
Gestion du tableau de réservation
Mandataire de la régie de recettes Enfance Jeunesse et /ou des Affaires Scolaires :
Vérification des feuilles de pointages de présences restauration et péri
Suivi des absences justifiées ou non justifiées,
Facturation,
Gestion des impayés (titres),
Édition des feuilles de pointages pour toutes les écoles et garderies,
Encaissement et suivi de la régie.
Gestion de l’organisation matérielle du service :
Gestion du stock du matériel administratif
Gestion commande papier
Suivi de la réservation de véhicule
Gestion et suivi des clés de la Direction Enfance Jeunesse
Savoirs :
- Règles et techniques d’accueil
- Logiciels de bureautique et logiciels métiers (CIRIL, ONDE)
- Principes rédactionnels
- Procédures administratives interne et externe
- Organigramme du pôle et de la collectivité
Savoir-faire :
-Accueillir le public
-Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ou les courriels
-Rechercher et diffuser les informations
-Gérer les situations de conflit
-Rédiger les documents administratifs
Savoir-être :
Savoir écouter
-Sens du service public et de l’accueil
-Discrétion professionnelle, secret professionnel, devoir de réserve
-Sens du travail en équipe
-Polyvalence/ Adaptabilité
-Bienveillance
Placé sous l’autorité de la cheffe de service administratif, l’agent administratif et d’accueil intégrera une équipe composée de 4 agents (3 adjoints administratifs et 1 responsable administratif et financier). Le service administratif accueil et financier assure le suivi des activités administratives et les accueils physiques et téléphoniques du château Guillemaud, siège administratif du Pôle Parcours Educatif de la commune.