Mission Principale
- Assurer la gestion de scolarité des formations de l'unité dans le respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur.
- Participer aux tâches communes du secrétariat avec l'équipe administrative de la Faculté d'Éducation.
Tâches spécifiques (liste non exhaustive)
- Gérer en équipe et en collaboration avec la chargée de missions, l'administration pédagogique pour les étudiants en Master de l'enseignement, de l'éducation et de la formation (MEEF) et Licence sciences de l'éducation :
Assurer l'accueil, le contact quotidien et la transmission de l'information pour les étudiants, les enseignants et les partenaires institutionnels (INSPE, ISFEC, CEPEC) en direct, par mail et par téléphone,
Être en charge de l'import et de la vérification des données d'inscriptions avec suivi, envoi des certificats de scolarité, envoi des notices informatiques, transmission des cartes étudiantes,
Suivre les dossiers administratifs : élaboration des plannings, récupérer les conventions de stages, suivi des absences, suivi des notification CROUS,
Organiser la formation sur le plan logistique : réservation des salles et de l'équipement nécessaire au distanciel, préparation des documents administratifs et pédagogiques : émargements, supports de cours, replanification des séances en cas de besoin,
Planifier les évaluations en lien avec les responsables des études : réserver les salles et les surveillants, récupération des sujets et des supports d'examens, vérification de la saisie des notes par les ISFEC et le CEPEC, correction sur demande et paramétrage d'ecampus.,
Commission de parcours : réservation de la salle, clôture des moyennes sur Synergie, paramétrage et impression des listes et PV de cursus, impression des bulletins provisoires, archivage des documents signés sous serveur,
Jurys académiques : transmission des listes et PV de cursus au partenaire Lyon 1, archivage des documents retournés signés, publication des résultats dans les délais légaux,
Transmissions des notes : remplissage du tableau des codes UE, génération des fichiers CSV et envoi au partenaire Lyon 1,
Remise des documents officiels Lyon 1 aux étudiants : suivi de l'émargement, des procurations et des décharges (si remise globale au représentant de l'ISFEC),
Suivre, contrôler la réalisation, et assurer le reporting de certaines actions,
Apporter une aide à la mise en œuvre logistique des manifestations organisées par l'équipe de la faculté d'Éducation (réunions du Lirefop, journées de rentrée, conférences, colloques, journée d'études, etc.).
- Assurer un soutien transversal auprès de la direction, des responsables des études et de l'équipe administrative.
Outils spécifiques
- Utilisation du logiciel Synergie (gestion pédagogique), SPARC (inscriptions en ligne), d'ADE SOFT (logiciel de planification et de réservation de salle) MOODLE (pédagogie en ligne) TEAMS ou tout autre logiciel de visioconférence accepté par l'UCLY et d'ECAMPUS (intranet pour les étudiants et enseignants) pour l'ensemble des tâches.
Profil
Bon relationnel
Esprit d'équipe
Capacités d'adaptation
Formation : Bac + 2/+3
Prise de fonction : dès que possible
Experience: 1 An(s)
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 1 An(s)
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.