Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir à la Direction des Organisations et des Ressources Humaines - Service Recrutement et Mobilité.
Sous l'autorité du responsable de service, l'agent assure l'accueil et les tâches administratives de secrétariat du service ainsi que le suivi des besoins logistiques.
- Orienter et renseigner le public
- Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Apporter un premier niveau d'informations
- Alerter les responsables et l'équipe sur les situations sensibles
- Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention
- Suivre les envois de publicité d'appels à candidatures et gérer les relations avec les organes de publication interne/externes
- Saisir les offres sur le site du Département
- Engager les bons de commande sous le logiciel dédié et en assurer le suivi jusqu'à la transmission de la facturation au service budget
- Gérer les courriers
- Enregistrer et suivre sous AIRS les courriers, les parapheurs et tous les documents entrant et sortant du service
- Mettre en forme et présenter des dossiers
- Réaliser des tâches de secrétariat
- Effectuer la frappe, la mise en forme, et le traitement de documents divers (courriers/appels à candidatures/fiches navettes)
- Diffuser les appels sur les différents supports
- Aviser l'agent concerné des anomalies repérées lors de la réalisation des travaux
- Elaborer et/ou suivre les tableaux de bord
- Saisir les données d'activité dans un tableau de bord
- Proposer des tableaux de suivi (Excel) en lien avec l'activité du service
- Suivre l'agenda de l'équipe
- Gérer les rendez-vous
- Organiser les réunions (invitations et organisation logistique)
- Suivre les absences des agents (congés, RTT, formations)
- Gérer les stocks et les demandes de fournitures et de mobilier
- Exécuter et suivre les procédures administratives
- Vérifier la validité des informations traitées
- Réceptionner et diffuser les informations
- Classer et/ou archiver les dossiers du service
La résidence administrative est fixée à Saint Denis.
- Ouvert au cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
Recrutement par voie statutaire ou par voie statutaire
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word -Excel)
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Connaissance du progiciel RH de Berger Levrault (SEDIT)
- Maîtrise des logiciels AIRS et ASTRE
- Capacité à communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
- Capacité à orienter la demande au sein des services
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à gérer les priorités
- Capacité à gérer le stress
- Capacité d'adaptation
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication
- Sens des relations humaines
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Esprit d'initiative
- Rigueur
- Ouvert au cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
Recrutement par voie statutaire ou par voie statutaire
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word -Excel)
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Connaissance du progiciel RH de Berger Levrault (SEDIT)
- Maîtrise des logiciels AIRS et ASTRE
- Capacité à communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
- Capacité à orienter la demande au sein des services
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à gérer les priorités
- Capacité à gérer le stress
- Capacité d'adaptation
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication
- Sens des relations humaines
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Esprit d'initiative
- Rigueur