L'Assistant(e) de Direction :
* Assiste le Directeur Général Adjoint pôle Ville Responsable et la Directrice Générale Adjointe pôle Ville Rayonnante afin d'optimiser la gestion de leur activité.
* Apporte une aide permanente aux DGA pôle Ville Responsable et DGA pôle Ville Rayonnante en termes d'organisation personnelle, de gestion de dossiers et de communication.
Activités principales :
* Assure l'accueil physique et téléphonique des personnes se présentant ou contactant la direction générale des services
* Organise les réunions, les rendez-vous, gère l'agenda
* Commande les fournitures pour la Direction générale
* Enregistre et suit les notes internes et les courriers sur MAARCH
* Rédige des notes, des courriers et des comptes rendus de réunions
* Assure le suivi de dossiers spécifiques (astreintes, réunions de Majorité, formation des directeurs, gestion des congés).
* Gestion de la régie de la Direction générale
* Organise le classement et en assure le suivi
Activités secondaires :
* Assure l'intérim du secrétariat de la direction générale durant les congés de l'assistante
* Suivi des courriers de l'ensemble du pôle
* Recherche et diffusion d'informations
* Participe à la mise en place de procédures
Connaissances techniques :
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, fonctions avancées)
* Connaissance des logiciels : Zimbra, Airs Délib
Savoir faire et savoir être :
* Rigueur et organisation
* Discrétion et réserve
* Sens de l'initiative et de l'accueil du public
* Goût pour le travail en équipe
* Polyvalence, esprit d'initiative
* Disponibilité
* Autonomie
* Qualités rédactionnelles et relationnelles
Connaissances techniques :
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, fonctions avancées)
* Connaissance des logiciels : Zimbra, Airs Délib
Savoir faire et savoir être :
* Rigueur et organisation
* Discrétion et réserve
* Sens de l'initiative et de l'accueil du public
* Goût pour le travail en équipe
* Polyvalence, esprit d'initiative
* Disponibilité
* Autonomie
* Qualités rédactionnelles et relationnelles