Postée il y a 10 heures
Rattaché(e) à la Direction Générale de la Communauté de Communes, vous serez en charge des activités suivantes :
Gestion et coordination administrative :
- Assurer le secrétariat de la Direction Générale (gestion des agendas, organisation des réunions, accueil des interlocuteurs, suivi des échéances).
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents administratifs (courriers, rapports, notes, comptes rendus).
- Assurer le suivi des parapheurs et la circulation des conventions.
- Anticiper les besoins de la direction et assurer un rôle de facilitateur entre les services.
- Organiser des déplacements, participer à l'organisation d'événements (ponctuel).
Suivi des instances et gestion des dossiers stratégiques :
- Organiser et suivre les dossiers présentés aux instances délibérantes (convocations, constitution des rapports et dossiers, transmission des décisions).
- Vérifier les émargements et assurer la rédaction des procès-verbaux.
- Suivre l'application des décisions prises et en assurer la diffusion auprès des services concernés.
Communication et relations institutionnelles :
- Filtrer et transmettre les appels et courriers électroniques en hiérarchisant les priorités.
- Assurer la liaison entre les différents services et partenaires.
- Veiller à la mise à jour et à la diffusion des plannings et agendas des élus et de la direction.
- Participer au réseau des « assistantes de direction/ gestionnaires des assemblées» dans un objectif d'amélioration continue.
Suivi du courrier et gestion documentaire :
- Réceptionner, trier et diffuser le courrier interne et externe.
- Assurer la transmission des actes administratifs, leur publication et la gestion des registres obligatoires.
- Aide à l'archivage (papier et numérique).
PROFIL
- Expérience significative dans la gestion administrative, l'assistance d'encadrants supérieurs, dans le secteur public.
- Connaissances du fonctionnement des collectivités et de la réglementation des instances (un plus).
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité, avec l'ensemble des services.
- Diplomatie et aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés.
- Contribuer activement à l'amélioration des processus administratifs.
- Capacité à gérer les urgences et hiérarchiser les priorités.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft 365) et collaboratifs.
- Connaissance du bouquet de services Mégalis : parapheur électronique, tiers de télétransmission, etc. (un plus).
- Solides compétences rédactionnelles et relationnelles.
- Capacité d'adaptation, de réactivité et d'anticipation.
- Être autonome, organisé, rigoureux et à l'écoute.
- Discrétion professionnelle et confidentialité.
Experience: 1 An(s) - exp. significative fonction publique
Compétences: Gestion administrative du courrier,Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Gestion administrative,Modalités d'accueil,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Relayer de l'information,Réaliser la gestion administrative du personnel,Organiser des déplacements professionnels,Définir une stratégie de communication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Structurer, synthétiser des informations,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Utiliser les outils numériques,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Archiver des dossiers et documents de référence,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Classer des documents,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Assurer un accueil téléphonique,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Experience: 1 An(s) - exp. significative fonction publique
Compétences: Gestion administrative du courrier,Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Gestion administrative,Modalités d'accueil,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Relayer de l'information,Réaliser la gestion administrative du personnel,Organiser des déplacements professionnels,Définir une stratégie de communication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Structurer, synthétiser des informations,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Utiliser les outils numériques,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Archiver des dossiers et documents de référence,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Classer des documents,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Assurer un accueil téléphonique,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale