Postée il y a 5 jours
Missions et tâches principales :
• Gestion comptable en binôme avec l’assistante comptable avec un portefeuille dédié (service transport et stationnement) :
• Réaliser les engagements comptables et les liquidations de factures ;
• Suivre l’exécution des mandats et titres ;
• Assurer un suivi quotidien des consommations de crédits et alerter les directions opérationnelles ;
• Assister et conseiller, au quotidien, les directions opérationnelles dans la préparation et l’exécution budgétaire en lien avec la direction des finances ;
• Prendre en charge les certificats administratifs (rédaction, établissement, transmission aux finances et mise à jour des tableaux de suivi) ;
Missions administratives et comptables en appui à la Direction de la Mobilité :
Gestion et suivi des régies :
• Gestion de la régie des transports scolaires.
• Supervision des régies de stationnement et suivi de l’encaissement des recettes.
Appui administratif et comptable au service Transport et Stationnement :
• Saisie des dossiers RAPO (recours administratif préalable obligatoire) en format papier dans le logiciel de traitement des contestations.
• Traitement des RAPO simples (cartes PMR, cession de véhicules) en appui à la chargée de la relation à l’usager lors des pics d’activité.
• Suivi des consommations sur les principaux contrats de la direction (stationnement, SRL, TS).
• Inscriptions au transport scolaire : diffusion des informations et dossiers d’inscription par mailing aux familles et aux établissements scolaires en amont de la campagne d’inscriptions, instruction des dossiers.
• Suivi des paiements en début d’année scolaire.
• Edition des cartes de transport et réédition des cartes perdues le cas échéant.
Missions de relais des assistantes de pôle en cas d'absence ou de surcroît d'activité :
Gestion des flux d'information :
• Gérer les flux entrants et sortants du pôle à l’aide du logiciel Maarch :
• Distribution et traitement des courriers ;
• Rédaction de courriers types ;
• Relecture et correction des courriers et notes rédigés par les directions ;
• Rédaction et mise en forme de courriers et de notes pour le compte des directions
• Mise en parapheur des documents (maîtrise du publipostage requise).
• Suivi des tableaux de bord relatifs au statut des courriers du pôle (suivi des parapheurs, recherche de courriers, centralisation des documents signés).
Gestion administrative :
• Assurer le suivi administratif des actes de l’établissement (notamment la notification des actes) et des formulaires internes (fiches marché, heures supplémentaires, notes de débit, etc.) ;
• Créer et mettre à jour les bases de données (contacts, par exemple) ;
• Gérer l’instruction administrative et comptable des demandes de subventions
Assistanat des pôles :
• Organisation et suivi des différentes réunions du pôle (prise de rendez-vous, invitations, suivi des réponses et relances, préparation de la liste de présence, préparation des dossiers) ;
• Gestion logistique des réunions et des événements (préparation des salles et du matériel).
• Accueil physique et téléphonique très occasionnel.
Un diplôme dans l’assistanat de direction est apprécié. Un baccalauréat est souhaité.
Expérience professionnelle : Une expérience significative d'au moins cinq ans en assistanat de direction, avec une forte polyvalence dans les missions.
Compétences techniques : Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
Aptitudes rédactionnelles et relationnelles : Excellentes compétences en rédaction et en communication interpersonnelle.
Qualités personnelles : Sens aigu de la discrétion professionnelle et capacité à travailler efficacement en équipe.
Compétences en comptabilité : Intérêt marqué pour les tâches comptables et capacité à gérer des opérations financières de base.
Grand Paris Seine Ouest (GPSO), un territoire créatif, numérique et durable.
Grand Paris Seine Ouest (GPSO), un territoire créatif, numérique et durable.
Forte de ses 322 928 habitants, GPSO représente le 3ème Pôle d’emplois d'Ile-de-France. Son territoire s’étend sur 8 communes (Boulogne-Billancourt, Issy-les-Moulineaux, Chaville, Marnes-la-Coquette, Meudon, Sèvres, Vanves et Ville d’Avray).
GPSO, Etablissement Public Territorial créé le 1er janvier 2010, est fondé sur un développement équilibré de son territoire, alliant dynamisme économique et cadre de vie privilégié. La population est au cœur des préoccupations, grâce à la qualité des services publics et au travers des compétences exercées.
1000 femmes et hommes, par leurs compétences et engagement, participent à la mise en œuvre et à la réussite des projets de GPSO, intercommunalité de projets, intégrée et dynamique.
En rejoignant Grand Paris Seine Ouest, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale innovante et durable. Les possibilités d’évolution et de montée en compétences sont possibles grâce à une politique de formation forte et à la possibilité d’évoluer en interne en fonction des postes disponibles et ouverts aux recrutements.
Les missions de la Direction de la coordination administrative de la DGA Aménagement et Développement Durable :
La direction de la coordination administrative assure le soutien administratif, financier, logistique et organisationnel des 6 directions opérationnelles de la DGA aménagement et développement durable (DADD), organisées en 2 pôles. La direction comprend 2 assistantes administratives dédiées à chacun des pôles, ainsi qu’une assistante comptable et budgétaire pour l’ensemble de la DGA DADD.
Elle gère un budget annuel d’environ 18 M€ en fonctionnement et de 3.5 M€ en investissement et traite une soixantaine de délibérations par an.
L’assistant administratif et comptable aura trois missions principales :
• Soutien comptable à l’ensemble de la DADD : Collaborer étroitement avec l’assistant comptable de la Direction Générale Adjointe (DGA) pour garantir la continuité de la gestion comptable, incluant le suivi des budgets, la saisie des engagements comptables et la gestion des factures avec un portefeuille dédié.
• Appui administratif et comptable à la Direction de la Mobilité : Assurer des missions d’exécution administratives, comptables et de suivi budgétaire en support au service Transport et Stationnement.
• Assistanat transversal : Fournir un support administratif polyvalent à l’ensemble des directions, en intervenant en renfort des deux assistantes de pôle lorsque nécessaire, afin d’assurer une continuité de service et une gestion optimale des tâches administratives.