Chargé Administration des Ventes (H/F)

Les missions du poste

Localisée à Biarritz, la société Needle Concept est une entreprise spécialisée dans la fabrication et la commercialisation dans le monde entier de dispositifs médicaux à usage unique et d’appareils électro-médicaux destinés aux marchés de la médecine esthétique et réparatrice.

Rattaché(e) au service Marketing & Commercial, votre rôle sera d’assurer le flux de l'arrivée de la commande jusqu'à la livraison du produit au client.

En contact quotidien avec les clients, vous aurez à cœur de transmettre une bonne image de l’entreprise afin de maximiser leur satisfaction et augmenter les ventes, dans le respect de la démarche qualité.

Les missions qui vous seront confiées :

Réceptionner les demandes entrantes :

· Réception des appels téléphoniques et mails, en français et en anglais, compréhension des demandes pour rediriger vers le bon interlocuteur

· Effectuer les devis pour le service commercial

Gérer les commandes clients :

· Gérer les commandes clients (saisie, suivi, vérification, facturation, encaissement…)

· Ordonnancer et ajuster le planning de commande client en fonction des besoins de l’entreprise

· Informer les prospects et clients sur les produits, les services, les conditions et les délais de livraison.

· Transmettre les préparations de livraison au service logistique

· Gérer les expéditions en France, et les exportations dans le monde entier

· Contribuer au choix des transporteurs de l’entreprise et assurer la relation avec les interlocuteurs habituels

Assurer la traçabilité des produits :

· Faire le suivi des stocks, alerter le cas échéant selon le volume de commandes clients et effectuer les régularisations en cas d’erreur de livraison

· Participer aux inventaires

· Gérer les transferts des produits inter stock lors des congrès

Effectuer le suivi des réclamations :

· Enregistrer les réclamations clients, informer le service qualité et se conformer à ses instructions. En cas de litige en informer le service financier

· Gérer les réclamations auprès des transporteurs, en informer le service financier et se conformer à ses instructions en cas de litige

· Justifier les écarts de facturation des frais de port à au service financier

Prendre part au processus SAV :

· Saisir des devis aux clients demandés par le service SAV

· Récolter l’accord du client et l’encaissement avant de transmettre l’ordre de réparation au service SAV

· Facturer et expédier le service vendu au client

Contribuer à la performance du service :

· Tenir à jour la base de données clients

· Contribuer à son utilisation à des fins marketing et commerciales

· Assurer l’établissement des indicateurs qualité du service en lien avec la hiérarchie

Conditions de travail :

· Convention Collective : Métallurgie

· Classification : C6 au statut Agent de Maitrise

· Fourchette de salaire comprise en 30 K€ et 34 K€ brut annuel sur 12 mois

· Rythme de travail : Forfait 218 jours / an

· Congés Payés : 25 jours / an

· RTT : entre 8 et 10 / an selon les années

· Mutuelle d’entreprise prise en charge à 50%

· Accord de télétravail : 1 jour / semaine

Vous connaissez la réglementation et maîtrisez les aspects documentaires et douaniers associés à la gestion des exports de biens

Vous disposez d'une expérience administrative significative dans un environnement similaire

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ainsi qu’un ERP de type gestion commerciale (Sage et Microsoft dynamics 365)

Vous avez une excellente maitrise de l'anglais professionnel, tant à l'oral qu'à l'écrit. La pratique de l’espagnol serait un plus

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Vous avez un excellent sens du service au client et êtes capable de gérer les demandes avec un état d'esprit positif et professionnalisme

Vous faites preuve d'autonomie tout en étant capable de travailler en équipe