Montreuil
Postée il y a 3 heures
ACTIVITES:
Organisation de la vie professionnelle du directeur-trice
Assurer la fonction d’interface des directeurs et responsables de service en collaboration avec
l’équipe d’assistants(es) de la direction générale adjointe avec pour principales missions :
Recherche et diffusion d'informations via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Gestion du courrier
Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers, Suivi des projets et activités de la direction
Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
Accueil téléphonique et physique au secrétariat en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence),filtrer, rediriger, transmettre
Organisation et planification des réunions
Entretien des relations avec les assistantes des autres directions générales, des secrétariats opérationnels et du secrétariat des élus
Organiser le traitement et la diffusion des informations
Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage.
Suivi des dossiers du bureau et du conseil communautaire et des commissions communautaires du secteur en assurant le lien avec les différentes personnes concernées
Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
Assurer les tâches de secrétariat
Gestion de l’agenda et des priorités
Gestion des flux de documents entrant et sortant
Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation
PowerPoint, ...)
Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
Suivi comptable et ressources humaines des activités de la direction en lien avec les services
concernés.
COMPETENCES SOUHAITEES:
Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
Organisation de la collectivité
Fonctionnement des services de la collectivité
Contexte et enjeux de la collectivité
Règles de l'expression orale et écrite de qualité
Notions de comptabilité analytique
Missions du service
Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Fonctionnement et rôle des autres collectivités
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Standard téléphonique, annuaire internet
Annuaire de la collectivité et des partenaires
Principes rédactionnels de la note de synthèse
Principes rédactionnels du compte rendu
CONDITIONS D’EXERCICE :
Travail en bureau
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations de la direction et de la demande de la personne qu'il assiste
Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre, auprès desquels il travaille
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
RELATIONS FONCTIONNELLES :
Contacts directs et échanges permanents avec le cadre qu'il assiste
Relations ponctuelles avec les services
Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Relations éventuelles avec la population
CYCLE DE TRAVAIL :
1 607h annuel
Un roulement entre collègue est assuré pour une présence permanente sur les créneaux horaires
d’ouverture.
Disponibilité demandée lors des pics d’activités ou face à des urgences.
L’espace de travail sera dans un bureau partagé.
Une complémentarité et une forte solidarité entre les collègues est attendue afin d’assurer la bonne
marche et la continuité de la direction.
SAVOIR FAIRE:
Maitrise orale et écrite de la langue français
Capacité à évaluer l’urgence d’une demande
Gestion des situations délicate
QUALITE:
Rigueur, autonomie
Sens de l’organisation
Diplomaties
Sens du relationnonel et du travail en équipe
Force de proposition
Disponibilité
Qualité de réserve
CONNAISSANCES:
Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint
Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction
Connaissance de l’environnement des collectivités territoriale.
Connaissances en comptabilité
Connaissances en ressources humaines
La direction des bâtiments a pour mission la gestion des travaux neufs, d’aménagement et d’entretien du patrimoine bâti ainsi que la gestion et le respect des normes d’hygiène et de sécurité.
Elle assure également la gestion des consommations de fluides, dans une logique de prestataire pour le compte des autres directions de la ville.
Le patrimoine représente plus de 320 bâtiments, composé de bâtiments administratifs, de locaux d’enseignements,sociaux culturels, et de bâtiments à caractère sportifs.
MISSIONS PRINCIPALES:
Placé sous l’autorité du directeur-trice des Bâtiments, vous aurez à apporter une aide permanente au directeur-trice des bâtiments en termes d’organisation personnelle, de gestion de communication,
d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.