VOLET ASSISTANT DE DIRECTION :
- Aider la Directrice Générale de services en termes de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et dans l’organisation et le déroulement des Conseils Communautaires,
- Prendre des notes et mettre en forme tout type de documents (courriers, comptes-rendus, tableaux, etc…),
- Participer à la rédaction et à la mise en forme des actes (délibérations du Conseil Communautaire et du Bureau Communautaire, arrêtés du Président, décisions du Président, conventions et contrats),
- Transmettre de manière dématérialisée des actes au contrôle de légalité,
- Suivre la boite mail « contact » de la CCSB,
- Suivre l’agenda de la direction,
- Classer et archiver les dossiers,
- Préparer et suivre des réunions du Conseil Communautaire et du Bureau :
o Rédiger et suivre les convocations,
o Préparer les documents nécessaires au déroulement des séances,
o Transmission dématérialisée des actes au contrôle de légalité et aux interlocuteurs concernés, participation à la rédaction des PV.
- Accueil physique et téléphonique :
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et électroniques,
o Enregistrer le courrier « arrivée » sur le Pôle de Lazer,
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les services compétents.
VOLET ASSISTANT RESSOURCES HUMAINES :
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
- Effectue sous le contrôle de la cheffe de service les travaux liés à la gestion administrative des agents de la collectivité ;
- Traitement des dossiers et saisie de documents :
o Rédiger les documents administratifs,
o Gérer et actualiser une base d’informations,
o Vérifier la validité des informations traitées,
o Assurer le suivi des agents contractuels de l’EMI (arrêté, cumul d’emploi…),
o Traiter et suivre les mises à disposition de personnel,
o Gérer et suivre les stagiaires (école),
o Mettre en forme et vérifier les modèles d’actes (arrêtés, contrat, décision…),
o Passer les actes en préfecture,
o Traiter et suivre les reprises de carrière sur le logiciel RH.
- Gestion de l’information, classement et archivage des documents :
o Réceptionner, enregistrer et transmettre aux interlocuteurs extérieurs les actes administratifs du personnel,
o Alimenter les données dans le logiciel RH,
o Tenir à jour le registre des arrêtés du personnel,
o Tenir à jour les dossiers individuels des agents,
o Trier, classer et archiver les documents obligatoires et facultatifs du dossier individuel des agents.
- Tâches administratives diverses :
o Accueil physique et téléphonique,
o Faire le lien entre les différents pôles et réorienter les interlocuteurs
o Remplacement et polyvalence sur les dossiers RH (en cas d’absence d’un assistant du service).
ACTIVITÉS SECONDAIRES :
- Suivre les agents contractuels.
Moyens (humains, matériels, financiers) mis à disposition :
o Ordinateur avec bureautique + imprimante/photocopieuse + téléphone,
o Outils bureautique (Microsoft Office), accès internet + GED,
o Fournitures de bureau et mobilier,
o Véhicule de service en fonction des disponibilités,
o Logiciel RH.
Conditions et contraintes d’exercice :
o Travail en bureau sur écran,
o Horaires réguliers,
o Déplacements ponctuels sur le territoire de la CCSB en cas de nécessités de service,
o Gestion simultanée de différents dossiers,
o Manutention manuelle de charges de moins de 5kg,
o Disponibilité vis-à-vis du ou des cadre(s) auprès desquels elle travaille,
o Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
Formations et qualification :
o Niveau requis : titre ou diplôme professionnel de niveau IV (général ou administratif),
o Formations ou expériences en lien avec le domaine du secrétariat.
Compétences :
o Compétences professionnelles : adaptabilité, rigueur et autonomie,
o Compétences techniques : techniques de secrétariat, utilisation régulière du logiciel RH,
o Qualités relationnelles : communication, diplomatie et discrétion.
La CCSB a été créée le 1er janvier 2017 par la fusion de 7 intercommunalités. Elle se compose de 60 communes situées entre les Alpes de Haute-Provence, les Hautes-Alpes et la Drome. Elle compte plus de 25.000 habitants.
Les services généraux de la CCSB sont géographiquement répartis en 5 pôles. La CCSB gère par ailleurs différents services (agences postales, déchetteries, maisons de services au publics) également répartis sur le territoire.