Missions principales :
* Planification rendez-vous sur agendas
* Réception, filtre, prise et transmission des messages téléphoniques et des courriels
* Organisation des instances communautaires : assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations, préparer fond de dossier pour le Président, DGA et DGS
* Rédaction des projets de délibération
* Suivi du respect des délais de transmission des documents (relance auprès des directeurs)
* Participations aux séances, rédaction des procès-verbaux, des décisions (travail en soirée une fois par mois)
* Traitement et veille à la bonne circulation de l'information de la Direction Générale des Services (relations internes et externes), ainsi qu'auprès des élus de la communauté d'agglomération
* Suivi de projets et activités de la direction
* Prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents divers (courriers, mails, rapports...)
* Mise à jour des tableaux de bord de la Direction
* Identification et gestion de la demande et son degré d'urgence
* Réception, enregistrement et transmission du courrier sur Dotelec
Missions ponctuelles :
* Accueil physique et téléphonique du public
* Gestion de la boîte mails de l'accueil
* Gestion des fournitures
Savoirs :
* Capacités rédactionnelles
* Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook...)
* Maîtrise des modes de communication (téléphone, messagerie, réseaux sociaux, site internet, visioconférence...)
* Maîtrise des outils d'échange d'information et de planification (internet, agenda électronique partagé, planification de rendez-vous et échange de fichier en ligne...)
* Connaissance du logiciel Ciril recommandée
Savoir être :
* Devoir de réserve / confidentialité et neutralité
* Discrétion
* Anticiper et/ou faire preuve de réactivité
* Faire preuve d'une grande rigueur et d'organisation (respect des délais, fiabilité...)
* Autonomie dans l'exercice de ses missions
* Amabilité
* Sens du service public
* Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
* Disponibilité
Sous la responsabilité de la responsable du secrétariat général, vous occupez le poste d'assistante administrative et êtes en charge de la planification des agendas de l'équipe de direction générale.