Missions principales du poste
Rédaction des pièces administratives des dossiers de consultation.
Gestion de la C.A.O.
Suivi des procédures administratives et juridiques et du précontentieux.
Contrôle, notification et solde des marchés publics.
Demande et suivi des financements.
Gestion financière et comptable.
Activités principales :
A. Planification de la commande publique et d'une politique d'achat.
- Élaborer et piloter les outils de la commande publique.
- Trouver des solutions en cohérence avec les besoins et les contraintes de la collectivité.
- Appui le Directeur de service dans le domaine des marchés publics.
- Saisie des pièces administratives et des cahiers des charges de marchés publics, vérification de la cohérence des différentes pièces.
- Effectuer un pré-contrôle de légalité.
- Mise en ligne des marchés sur la plate-forme de l'établissement (Sitec), suivi des dépôts, traitement des questions et réponses des postulants.
- Réception des offres, saisie des procès-verbaux.
- Saisie des procès-verbaux de la commission des marchés publics
- Notification des rejets et des attributions de marchés.
- Vérification dans le logiciel de l'établissement des suivis des fournisseurs.
- Suivi des factures de marchés avec le service comptable.
- Suivi, proposition d'évolution et mise à jour des codes des marchés publics.
- Rédaction et suivi de la rubrique " marchés publics " sur le site internet.
- Participation à l'archivage des documents des marchés publics.
B. Comptabilité
I. Traitement des dossiers et saisie de documents.
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.
- Saisir des documents de formes et de contenus divers.
- Gérer et actualiser une base d'informations.
- Rechercher des informations, notamment réglementaires.
- Vérifier la validité des informations traitées.
- Utiliser l'outil informatique et logiciels de gestion comptable.
- Rédiger des documents administratifs.
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et règlementaires.
- Enregistrer ou saisir des données informatiques.
II. Gestion de l'information, classement et archivage de documents.
- Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers.
- Photocopier et assembler les documents.
- Trier, classer et archiver les documents.
- Synthétiser et présenter les informations.
- Rechercher et diffuser des informations.
- Préparer les dossiers pour les instances.
- Identifier les sources de documentation.
III. Gestion des finances
- Préparation des documents budgétaires.
- Emission des titres et mandats.
- Gestion des opérations d'ordres et réelles.
- Vérification des pièces justificatives.
- Régularisation P503, P84 et suivi de certaines lignes de finances (fiscalité, emprunt...etc.)
- Suivi des recettes.
- Opérations comptables de fin d'année.
- Archivage des documents comptables.
- Suivi et mise à jour des inventaires et des dotations aux amortissements.
- Elaborer les plans de financements des projets de l'établissement et en assurer le suivi.
Savoir -Faire :
- Connaissances du statut de la Fonction publique territoriale.
- Maîtrise des règles comptables et budgétaires de la comptabilité publique.
- Connaissances des procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats.
- Maîtrise de la nomenclature comptable.
- Notions et principes fondamentaux de la comptabilité générale.
- Fonctionnement d'une trésorerie publique.
- Acteurs et dispositifs comptables institutionnels.
- Juridictions financières.
- Comptes de résultat et comptabilité analytique.
- Procédures d'engagement, liquidation, mandatements comptables.
- Savoir planifier son travail et gérer les priorités.
- Respecter les délais réglementaires.
- Savoir élaborer et suivre un budget, préparer les dossiers de mandatements, des dépenses et recettes, des demandes de subventions et des déclarations financières.
- Savoir mettre en œuvre les décisions des élus.
- Maîtrise des logiciels spécifiques.
Savoir-Être :
- Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion).
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve.
- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension.
- Autonomie.
- Qualités organisationnelles.
- Être force de proposition.
- Capacité à alerter l'Autorité territoriale ou le DGS.
Savoirs (diplôme ou niveau d'études requis) :
- Première expérience de 2 ans au moins sur un poste similaire.
- Emploi à temps complet à pourvoir à compter du 1er mars 2025.
Finalité du poste :
Agent chargé du suivi des marchés publics.
Assistant de Gestion financière