Rattaché.e au responsable du secteur Administratif et Financier du pôle Renouvellement Urbain, la ou le gestionnaire administratif.ive des pôles renouvellement urbain et aménagement aura en charge d'assurer en complémentarité avec les autres assistantes de pôles des missions de gestion administrative pour le compte des deux pôles.
• Relations aux services internes et partenaires : vous participez activement à la vie de la direction et vous êtes en contact régulier avec les collectivités et les partenaires.
• Missions administratives à l’échelle des 2 pôles : vous tenez à jour les différents tableaux de suivi (d’effectifs, des délibérations, des marchés…). Vous organisez diverses réunions entre les directeurs de pôles, avec l’Établissement Public d’Aménagement (EPA), les réunions de coordinations et les Ateliers Projets Urbains. Finalement, vous assurez la gestion du courrier entrant et de l’archivage des documents. Vous réalisez la synthèse des rapports au Conseil Territorial à destination des élus, ainsi que la mise en forme et l’édition de divers documents.
• Missions relatives au fonctionnement en mode transversal des 2 pôles : en coopération avec les assitants.es de la direction, vous assurez la continuité de service (gestion courrier, organisation de réunions, édition de documents, gestion des procédures PLU ou DIA). Vous tenez quotidiennement un planning de présence de l’ensemble de l’équipe administrative.
Niveau requis BAC / BAC +2
Maîtrise de l’outil informatique
Règles de syntaxe, de grammaire et d’orthographe
Vocabulaire du service
Fonctionnement et procédure de la FPT
Maîtrise des circuits et procédures administratives
Maîtrise de la gestion budgétaire et comptable publique
Logiciels de bureautique (word, excel, powerpoint, outlook…)
Logiciels métier : kolok, Ciril
Fonctionnement d’internet/extranet Sens du relationnel et du travail en équipe
Sens de l’organisation
Capacité d’adaptation
Ce poste est rattaché au pôle Renouvellement urbain mais doit faire fonctionner en coordination les missions d’assistanat des pôles Aménagement et Planification et Renouvellement Urbain.