Savoir faire
Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables :
Exécution financière des dépenses et des recettes :
• Utiliser le logiciel budgétaire et financier de la collectivité,
• Mettre en œuvre les différentes étapes du processus d’exécution budgétaire : assurer la création de tranches et gérer les virements, réaliser les engagements comptables, préparer les liquidations de dépenses et de recettes, gérer les projets de décompte, suivre la constatation du service fait, réceptionner les factures, garantir leur bon adressage, contrôler leur validité comptable et autres pièces justificatives et réaliser la liquidation,
• Identifier et résoudre un problème sur une opération comptable.
Marchés :
• Enrichir les fiches Marché,
• Créer les actes administratifs et contractuels ayant une incidence sur l’exécution financière des marchés,
• Suivre l’exécution comptable, l’avancement et le mandatement des marchés publics et conventions,
• Recettes sur marchés : suivre le remboursement des avances, des primes et des indemnités.
Subventions :
• Assurer le suivi comptable des demandes de subvention.
Planification et suivi :
• Renseigner des tableaux de suivi d’activités de l’équipe.
Traitement des dossiers et saisie de documents :
• Gérer et actualiser une base d'informations,
• Saisir des documents administratifs et comptables de formes et de contenus divers,
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
• Rechercher des informations, notamment réglementaires,
• Vérifier la validité des informations traitées.
Accueil physique et téléphonique du public :
• Répondre aux appels téléphoniques,
• Hiérarchiser les demandes selon leur caractère de priorité,
• Conseiller les usagers, les agents et les entreprises sur les procédures,
• Assurer une communication de qualité avec les entreprises.
Savoir faire
Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers,
• Photocopier et assembler, ou scanner des documents
• Trier, classer et archiver des documents papiers et numériques,
• Synthétiser et présenter des informations.
Compte rendu d’activité
• Rendre compte du travail effectué et des conditions d’intervention
• Coordonner son intervention avec celles des autres intervenants
• Se faire reconnaître en tant que tiers référent
• Collaborer au travail d'équipe dans le cadre du projet de la structure
• Méthodes de collecte, d'analyse et de synthèse de données
Savoirs
• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
Savoir - être
• Etre rigoureux
• Faire preuve d'esprit d'équipe et capacité à coopérer
• Faire preuve de réserve, de discrétion
• Faire preuve d’adaptabilité
• Avoir de bonnes aptitudes pédagogiques
DESCRIPTION DE LA (OU DES) MISSION(S) ET DU CONTEXTE
Pour faire face aux défis qu’exigent tant la situation financière du Département que la conduite des politiques publiques, la Direction des Finances et du Conseil en Gestion a élargi son périmètre, réaffirmé son positionnement et mené des chantiers de modernisation de la fonction financière.
Afin d’optimiser et d’harmoniser ses pratiques financières, les services financiers Bâtiments, CREATIVS, Autonomie, Enfance Insertion et Partenaire Ressources Cabinet sont réunis au sein du Pôle Exécution Financière.
Sous l’autorité hiérarchique du Responsable de service, vous assurez le suivi et la bonne exécution financière des politiques départementales en lien avec les directions de la DGA Partenaire Ressources, le Cabinet et les équipes du pilotage budgétaire du Secrétariat Général de la DGA.
Les principales missions du service consistent à :
• Assurer les traitements comptables liés à l’exécution des marchés ou le paiement des subventions, sur les volets dépenses ou recettes, dans le respect des règles comptables et du règlement financier de la collectivité ;
• Participer à la formalisation des procédures budgétaires et à la résolution des problèmes techniques rencontrés lors de la mise en œuvre de la nouvelle organisation financière Départementale ;
• Mettre en place un dialogue collaboratif avec les gestionnaires administratifs des directions opérationnelles et participer à l’instruction financière des dossiers afin d’assurer une fluidité de traitement des demandes de subventions ou dans l'exécution des marchés ;
• Garantir la qualité des engagements, des liquidations et autres opérations liées (création de tiers, enrichissement des fiches marchés, vérification des bons de commande, etc.), réalisées pour le compte et en partenariat avec la direction opérationnelle ;
• Contribuer à la mise en place de tableaux de bord collaboratifs permettant une bonne prévision des engagements, des liquidations et le suivi des paiements pour faciliter le dialogue de gestion et la co-instruction des dossiers.
Vous serez également mobilisé(e)s pour travailler sur des projets transversaux liés à la sécurisation de la fonction finance du Département, collaborer à la définition de nouveaux processus, expérimenter de nouveaux outils et proposer des pistes d’amélioration novatrices.
Vos relations professionnelles :
Internes : directions de la DGA Partenaire Ressources Cabinet, Secrétariat Général de la DGA, les services de la DFCG.
Externes : services financiers de l’Etat, collectivités locales, usagers, entreprises, associations ou tout émetteur de factures.