Fondée en 1996 par Dina KRECKE, son actuelle dirigeante, l'Agence France Prestige, société indépendante, est spécialisée dans les prestations de services aux entreprises : Accueil événementiel, Accueil en entreprise, Animation & Promotion des ventes.
Nous recherchons un(e) Assistant(e) de voyage expérimenté(e) et proactif(ve) pour fournir un soutien complet aux collaborateurs d'une société. Le/la candidat(e) idéal(e) aura d'excellentes compétences organisationnelles, la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément et un engagement à maintenir le plus haut niveau de professionnalisme et de confidentialité.
Missions :
- Gestion des calendriers des collaborateurs y compris la planification des réunions, des rendez-vous et l'organisation des voyages.
- Gérer toute la logistique de voyage, y compris la réservation des vols, des hôtels et des transports.
- Filtrer et gérer les appels entrants, les e-mails et la correspondance, en déterminant la priorité et l'urgence.
- Préparer et modifier des documents, des présentations et des rapports, en assurant l'exactitude et le respect des normes de l'entreprise.
- Coordonner et aider à la mise en place des réunions, conférences et présentations.
- Être l'intermédiaire entre l'exécutif et les parties prenantes internes/externes, en gérant la communication et en assurant le suivi.
- Effectuer des tâches administratives telles que la gestion des notes de frais, l'archivage et la gestion des fournitures de bureau.
- Anticiper les besoins émanant de la direction et résoudre de manière proactive les problèmes
- Expérience significative en tant qu'assistant(e) exécutif/administratif ou dans un rôle administratif similaire.
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Solides compétences en communication et relations interpersonnelles.
- Capacité à maintenir la confidentialité et à gérer des informations sensibles avec discrétion.
- Flexibilité pour s'adapter aux priorités changeantes et travailler sous pression.
- Souci du détail avec un engagement envers l'exactitude et la qualité.
- Expérience significative en tant qu'assistant(e) exécutif/administratif ou dans un rôle administratif similaire.
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Solides compétences en communication et relations interpersonnelles.
- Capacité à maintenir la confidentialité et à gérer des informations sensibles avec discrétion.
- Flexibilité pour s'adapter aux priorités changeantes et travailler sous pression.
- Souci du détail avec un engagement envers l'exactitude et la qualité.