L'assistant(e) de direction assure l'assistanat mutualisé de la directrice, des deux cheffes de département "Finances et contrôle de gestion" et "Commande publique" et de leurs adjointes ainsi que du chef de pôle d'exécution budgétaire. Dans ce cadre, les missions suivantes lui sont dévolues :
- L'accueil et la coordination des sollicitations internes ou externes physiques, téléphoniques et par courriel,
- La gestion de l'agenda de la directrice et, en tant que de besoin, de ceux des autres managers de la direction ;
- L'organisation, la préparation et la logistique des réunions multipartenaires en interne et en externe de la direction et des départements ;
- Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs ;
- La rédaction simple de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers ;
- Le classement et l'archivage de dossiers ;
- L'approvisionnement en fournitures de bureau.
L'assistant aura aussi des diverses procédures administratives et la prise en charge de procédure de gestion sur le budget et les factures : enregistrement de factures et bons de commande dans le logiciel comptable,
Par ailleurs, l'assistant(e) de direction contribuera à diverses procédures administratives de la direction, notamment :
- le secrétariat des commissions relatives aux marchés publics (commission d'appels d'offres et commission interne des marchés) consistant en le suivi et l'envoi des dossiers, la convocation des membres, la tenue des séances et la rédaction et l'envoi des procès-verbaux ; l'attribution des factures dites "en erreur
Connaissances mobilisées :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, publipostage)
Maîtrise des procédures administratives
Techniques de secrétariat Classement et archivage Compétences requises :
Excellente expression orale et rédactionnelle
Esprit d’équipe et bon relationnel
Anticiper, organiser, gérer
Faire preuve de fiabilité
Respect de la confidentialité des informations
Expérience attendue: Fonctions confirmées d’assistanat/de secrétariat (y compris de direction) ou de gestion
Qui sommes-nous ? Nous sommes l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France.
Notre objectif : construire les solutions de mobilité du quotidien pour mieux vivre l’Île-de-France
Comment : en mettant notre expertise et notre savoir-faire au service de l'organisation, du pilotage et du développement de la mobilité sur le territoire francilien.
Intégrer Ile-de-France Mobilités c’est rejoindre un établissement dynamique et porteur de sens avec plus de 9,4 millions de déplacements au quotidien, un collectif fédéré autour du service public …. Ça vous parle ?
Nous recherchons notre futur "assistant de direction H/F". Poste ouvert aux titulaires de catégorie B.