Effectuer toutes les fonctions nécessaires au bon fonctionnement administratif et comptable du service Bureau d'Etudes Bâtiments :
- Organisationnel – administratif
Rédiger et diffuser des compte-rendus de réunions
Rédiger et envoyer des courriers
Réceptionner, filtrer et orienter des courriers électroniques
Classer des documents sur le serveur ou sur la Gestion Electronique de Documents
Participer à la gestion et au classement des documents des opérations du service sur le serveur
Participer aux réunions avec le service Immobilier locatif (gestion des travaux locataires)
- Délibérations
Rédiger et diffuser des projets de délibérations (Webdélib)
- Aspects budgétaires et comptables
Assister les conducteurs d’opérations et le responsable du service dans la préparation et le suivi budgétaires au fil de l’eau et pour les phases de préparation du Budget Primitif et du Budget Supplémentaire
Conseiller les conducteurs d’opérations sur les procédures (bons de commande, imputation budgétaire, marchés à bon de commande)
Engager les dépenses sur les différents budgets (sauf marchés et AP/CP) et rédiger les bons de commande avec l’ensemble des pièces justificatives
Rapprocher les factures aux engagements
Vérifier les factures y compris les bordereaux de prix unitaires
Appliquer ou vérifier les formules de révision de prix
Valider le service fait en lien avec les conducteurs d’opérations et liquider les factures
Respecter les délais de mandatement
Participer à la rédaction des procédures et suivre les procédures définies
Suivre les subventions : élaborer un tableau de suivi des subventions par opération
- Suivi des missions d’Assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO)
Rédiger les conventions et devis pour les missions d’AMO et les transmettre aux maîtres d’ouvrage
Engager les prestations d’AMO en recettes de fonctionnement et en dépenses d’investissement
Concevoir et mettre en place un outil de suivi
Facturer les prestations d’AMO deux fois par an
- Suivi des documents d’urbanisme
Enregistrer et classer les différentes demandes de permis de construire, de déclarations préalables, d’autorisation de travaux…
Compléter et envoyer les déclarations d’ouverture de chantier et déclarations d’achèvement de travaux
Remplir les déclarations aux impôts fonciers
Mettre en place d'un outil de suivi
- Suivi de la convention de délégation de maîtrise d’ouvrage de la Région pour les travaux au Lycée de Lannion
Demander les avances de trésorerie en fonction du cadre de chaque projet
Suivre ces demandes, échanger avec la Direction des Finances et alerter sur les dérives éventuelles
Mettre en place un tableau de suivi exhaustif des différents projets jusqu’au quitus financier
- Commissions de sécurité :
Aider à la préparation, à l’organisation et au classement des documents nécessaires aux commissions de sécurité d’ouverture ou de réouverture des ERP après travaux
Participer à la continuité de service des fonctions administratives et comptables des autres services de la Direction du Bâti et de la Transition Energétique pendant les congés d’une durée supérieure à deux semaines
- Capacité d’initiative et de réaction
- Sens de la communication
- Connaissance de l'organisation de la collectivité et de son fonctionnement
- Techniques de secrétariat
- Rédaction de documents, compte-rendus
- Maîtrise expression écrite et orale
- Méthode d’organisation et de classement
- Réglementation sur les marchés publics
- Réglementation budgétaire
Lannion Trégor Communauté recrute pour sa Direction du Bâti et de la Transition Energétique un(e) Assistant(e) de gestion administrative et comptable (H/F) au sein du service Bureau d'Etudes Bâtiments.