Activités principales :
Accueil du public :
• Assurer l'accueil du public : renseigne, oriente et informe le public
• Gérer la prise des rendez-vous et/ou message à destination des partenaires qui assurent une permanence au sein de la structure (Caf, Ecrivain public, ACEPE...)
• Assurer la promotion de l'ensemble des animations proposées par les différents secteurs
Communication :
• Gérer l'affichage et son actualisation des informations et/ou animations proposées par le centre, les services municipaux de la ville ou des partenaires
Secrétariat/Gestion comptable :
• Assurer les encaissements de l'ensemble des activités proposées par la structure
• Actualiser les fichiers de suivis de paiement et l’enregistrement des recettes
• Assurer la prise de message et la transmission aux personnes concernées
• Elaborer des documents administratifs : courrier, compte-rendu, fiche technique, planning, attestation de présence ou paiement
• Assurer le classement régulier des dossiers ainsi que l’archivage annuel
• Assurer le suivi : réservation de salle et matériel
• Assurer un suivi des inscriptions aux différentes activités
Activités secondaires :
• Elaborer les bons administratifs liés aux dépenses
• Gestion et tenue du stand du Centre Social au forum des associations
• Manifestations : Assurer l'accueil et/ou participer à l'organisation des animations ponctuelles proposées par la structure
• Gestion des stocks : suivre et préparer les commandes de fournitures administratives et produits d'entretien nécessaires au bon fonctionnement de la structure
• Animer l’espace accueil (décoration, exposition thématique…)
Diplômes requis : expérience confirmée sur un poste similaire.
• Maitrise de l’outil informatique
• Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire
• Applique la réglementation à la non-discrimination et à la laïcité
Savoir-faire :
Technique d’accueil :
• Accueillir de manière courtoise
• Renseigner et orienter le public vers les personnes et les services compétents
• Analyser et gérer la demande, diffuser des documents d'information et de communication
• Adapter son mode de communication en fonction de son interlocuteur
• Prendre des messages, reformuler les demandes, filtrer et orienter le public
• Maîtriser le fonctionnement du standard téléphonique
• Savoir anticiper et gérer un conflit
• Réguler l'entrée des visiteurs et surveiller les accès
Technique de secrétariat :
• Rédaction de courrier, compte-rendu
• Règles de communication orale et écrite
• Savoir travailler en équipe et faire remonter les informations à son responsable hiérarchique et aux collègues
Savoir-être :
• Avoir le sens du service public, de l’accueil
• Donner une image positive de la collectivité
• Faire preuve de rigueur, d’initiatives partagées
• Être à l’écoute
• Adaptabilité, réactivité et dynamisme pour garantir la polyvalence au sein du service
• Être doté(e) d’une aisance relationnelle, avoir l’esprit d’équipe
• Discrétion, devoir de réserve, diplomatie
• Ponctualité, assiduité
• Respect des règles déontologiques de la fonction publique, avoir le sens du service public.
Contraintes particulières :
• Respect des horaires d'ouverture de l'accueil du public
• Peut être amené à travailler le week-end ponctuellement
• Présence impérative sur la période suivante : du 25 août au 30 septembre
CONDITIONS STATUTAIRES :
Poste vacant à temps complet suite à une mobilité interne à pourvoir dès que possible, ouvert au cadre d’emplois des adjoints administratifs par voie de mutation, détachement ou contractuelle.
REMUNÉRATION :
Statutaire | Régime indemnitaire | Prime annuelle | Participation employeur pour les mutuelles santé et prévoyances | politique dynamique en matière de formation | Dispositif de formateurs en interne | Collectivité adhérente au CNAS | Amicale du personnel.
Placé(e) sous l’autorité hiérarchique directe de la Responsable administrative et financière du Centre Social Municipal « Les Campanules » rattaché au Service Politique de la Ville au sein du Pôle Services à la population, vous occuperez les fonctions de chargé(e) d’accueil (H/F).